Dans le but de diffuser vos emailings, il va falloir vous constituer des base de données de prospects. Cependant, on note que chaque base de données peut avoir ses particularités en fonction de son utilisation. Il vous faut savoir exactement ce que vous allez faire de vos fichiers contacts, afin de partir sur le bon type de fichier à créer.
En effet, vous allez avoir le choix entre des fichiers statiques ou dynamiques pour vos bases de données.
Comme son nom l'indique, un fichier statique est un fichier qui ne change pas. C'est à dire que les données qu'ils contient, donc les contacts, ne sont pas changés. De fait, ce type de fichier ne demande pas de mise à jour régulière, et par conséquent il peut donc aussi contenir des informations obsolètes. Il est évident que ce genre de fichier est à réserver pour du mailing sur des événements réguliers qui concernent une petite quantité de personnes dont les coordonnées ne sont pas susceptibles de changer. On peut penser à du mailing B2B où ce genre de fichier peut contenir les adresses email professionnelles des employés de l'entreprise que vous voulez contacter.
Ce type de fichier peut aussi être utilisé en interne.
Mais pour opter pour un fonctionnement statique, vous devez être sûr que vos données resteront inchangées, sinon vous courrez à l'échec.
Pour le second type, contrairement au premier, il s'agit de stocker des données qui ont vocation a être mises à jour régulièrement. Il s'agit de manière continuelle d'ajouter des données ou de modifier les données préexistantes de ces fichiers. Forcément, par nature, les fichiers dynamiques sont donc le type de fichier à utiliser pour stocker les informations concernant les prospects d'une campagne. Vous pourrez ainsi pour chaque prospect enrichir continuellement votre base de données, dans le but de la segmenter par la suite.
N'oubliez pas que pour garantir son efficacité, toute base de données doit être nettoyée et mise à jour régulièrement afin d'éviter des envois inutiles ou de contacter des prospects avec des informations erronées.