Politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité décrit nos protocoles de collecte, de traitement et de protection des données personnelles en stricte conformité avec le Règlement général sur la protection des données de l'UE (RGPD) et la Loi fédérale suisse sur la protection des données (nLPD).

1. Responsable du traitement et contact

L'entité responsable du traitement des données est MAXONY Suisse SA, Rue Agasse 54, 1208 Genève, Suisse. Pour toute question concernant vos données, contactez [email protected].

2. Étendue de la collecte de données

Nous traitons les identifiants personnels (nom, e-mail, adresse, numéro de téléphone) fournis lors de l'inscription, de la passation de commande ou des demandes d'assistance afin de remplir nos obligations contractuelles et de fournir une expérience utilisateur personnalisée.

3. Base juridique et finalité du traitement

Nous traitons les données sur la base de l'Art. 6(1)(b) RGPD (exécution du contrat) et de l'Art. 31 nLPD. Les finalités incluent :

• Gestion du service client et des demandes de support technique.
• Facturation, traitement des paiements et respect de la conformité comptable légale.
• Surveillance de la sécurité du système et optimisation des logiciels.
• Envoi des notifications liées au cycle de vie du compte : rappels pendant la période d'essai, avertissements d'inactivité avant suppression de données, confirmations liées à la fermeture. Ces notifications font partie intégrante du service.

4. Résidence et sécurité des données

Toutes les données applicatives et personnelles sont stockées dans notre centre de données de haute sécurité à Genève, Suisse. Nous utilisons le cryptage Secure Socket Layer (SSL) pour toutes les transmissions sensibles. Les transactions financières sont traitées par Datatrans AG (conforme à la norme PCI-DSS) et ne sont pas stockées sur nos serveurs locaux. Le stockage de vos données s'effectue en Suisse ; seules les fonctionnalités optionnelles d'intelligence artificielle décrites à la section 9 peuvent donner lieu à un traitement ponctuel hors de Suisse.

5. Conservation et purge

Les données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale.

• Comptes gratuits sans achat : les données sont supprimées 30 jours après la création du compte, après l'envoi de courriels de rappel pendant la période d'essai.
• Comptes inactifs : lorsqu'aucune activité significative — connexion, envoi ou facturation — n'est enregistrée pendant 24 mois, le contenu du compte (listes, contacts, messages, statistiques, fichiers) et les crédits restants sont supprimés, après quatre avertissements envoyés par email. L'identifiant de connexion et les paramètres du compte sont conservés pour permettre un retour.
• Fermeture du compte : en cas de résiliation via le portail « Mon compte », le compte devient immédiatement inaccessible ; la fermeture peut être annulée pendant 30 jours en contactant le support, puis les données sont irrévocablement purgées, à l'exception des données qui doivent être conservées pour des raisons légales, comptables, de prévention de la fraude, de sécurité ou de preuve.

6. Droits statutaires de la personne concernée

En vertu du RGPD et de la nLPD, vous disposez des droits exécutoires suivants :

7. Analyse et suivi

Pour préserver la souveraineté des données, nous utilisons Matomo Analytics auto-hébergé dans notre infrastructure à Genève. Cette configuration garantit que les données comportementales ne sont jamais transmises à des sociétés d'analyse tierces. Nous utilisons des cookies pour maintenir l'intégrité des sessions et mesurer la conversion marketing des publicités Google et Microsoft Advertising.

8. Protocole en cas de violation de données

En cas de compromission de la sécurité affectant des données personnelles, nous en informerons l'autorité de contrôle compétente (PFPDT en Suisse) et les utilisateurs concernés dans les 72 heures suivant la détection.

9. Utilisation de l'intelligence artificielle

Certaines fonctionnalités du service, identifiées par la mention « Mailpro AI » (par exemple : aide à la mise en page, rédaction et traduction de contenu), peuvent faire appel à des outils d'intelligence artificielle fournis par des prestataires tiers dont les serveurs peuvent être situés hors de Suisse.

Ces fonctionnalités sont optionnelles : elles ne s'exécutent qu'à votre demande, pour la tâche que vous déclenchez. Seul le contenu strictement nécessaire à la tâche demandée est transmis au prestataire d'IA. Vos listes de contacts, vos statistiques de campagnes et les données de vos destinataires ne sont jamais transmises à ces systèmes. En utilisant une fonctionnalité « Mailpro AI », vous acceptez ce traitement pour la tâche concernée.

10. Partenaires techniques

Dans le cadre de l'optimisation et de la sécurité de nos services, nous utilisons les outils de Cloudflare : réseau de distribution de contenu (CDN) pour un accès rapide et fiable à nos services, pare-feu applicatif (WAF) contre les cyberattaques, et fonctionnalités de sécurité complémentaires. Cloudflare agit en tant que partenaire technique et reste soumis à des normes de confidentialité strictes ; les données personnelles qui lui sont transmises sont limitées au strict nécessaire pour l'exécution de ces fonctionnalités.

MAXONY Suisse SA
Rue Agasse 54
Genève, Suisse