Partir en vacances sans se laisser déborder par ses e-mails, c’est possible

Qui n’a pas connu l’appréhension de l’internaute qui, rentrant de vacances plus ou moins longues, se retrouve face à plusieurs centaines d’e-mails non traités ? Il existe diverses dispositions qui peuvent être prises et vous éviter de longues heures gâchées devant votre écran à trier des mails que votre messagerie, qu’il s’agisse d’un Webmail ou d’un logiciel, aurait pu traiter à votre place. Premièrement, si vous êtes abonné à une ou plusieurs listes de discussion, vous pouvez, et devez impérativement, suspendre votre abonnement à ces listes, car cela représente rapidement plusieurs centaines d’e-mails que vous n’aurez généralement pas le temps de lire en intégralité, ou de manière satisfaisante. La majorité des listes de discussion permettent une suspension de votre abonnement qui vous évite d’avoir à passer par une résiliation pure et simple. Il vous sera toujours possible a posteriori d’explorer les archives de la liste concernée et de consulter les messages qui vous intéressent. Une fois rentré, vous pourrez annuler cette suspension et reprendre le rythme normal de suivi de la liste. Malheureusement, il existe encore d’irréductibles listes de discussion pour lesquelles vous devrez vous désabonner totalement à l’aube de vos vacances pour éviter une surcharge de votre messagerie. Il existe une autre solution qui est l’utilisation d’un répondeur e-mail, cependant l’utilisation de celui-ci diffère selon le type de messagerie que vous utilisez. Si votre messagerie courante est celle que vous offre votre fournisseur d’accès, et que celui-ci n’est pas Free, vous disposez immanquablement d’un répondeur e-mail actionnable depuis l’outil de modification des paramètres de votre messagerie. Il vous sera ainsi possible, après rédaction d’un message type, d’avertir les personnes vous écrivant de votre absence et de votre incapacité à leur répondre pour une durée déterminée. Pour les messageries professionnelles, la quasi-totalité de celles-ci est équipée, pour des raisons pratiques, de ce type de répondeur. Vous pouvez, si vous rencontrez des difficultés à maîtriser cet outil, contacter la personne ressource de votre entreprise. La difficulté sera plus grande pour les personnes utilisant un logiciel de messagerie, à l’instar de Thunderbird ou de Outlook. En effet, afin de permettre à ces logiciels de répondre automatiquement à chacun des mails que vous recevez, il vous faudra laisser votre ordinateur allumé, ce qui en des temps où l’écologie s’impose comme une nécessité, devrait être évité. Il demeure cependant possible d’établir un filtrage adapté de vos e-mails pour éviter une surcharge incontrôlable.