Savoir gérer sa messagerie, ou comment se simplifier la vie

Un service de messagerie mail est un outil comme un autre, et à l’instar de tous les autres outils, la différence entre le bon et le mauvais utilisateur se fait au niveau de sa gestion et de l’organisation inhérente à celle-ci. Il arrive souvent que, débordé par un flot d’e-mails qu’on a pas forcément le temps de lire, on commence à fréquenter de moins en moins sa messagerie et qu’on ne distingue plus l’utile du superflu. L’instauration d’une discipline adaptée est le meilleur moyen de ne jamais se laisser déborder, et cela passe par quelques notions simples, mais pas toujours évidentes. Premièrement, pour éviter tout sentiment d’oppression ou de surcharge de votre messagerie, il est essentiel de faire souvent le ménage. Cela passe par la suppression systématique des e-mails peu intéressants et déjà lus, ou l’archivage des messages présentant un certain intérêt pour vous. Cela passe aussi par une désinscription systématique des listes de diffusions auxquelles vous ne participez plus, ou aux newsletters qui ne présentent plus d’intérêt pour vous. Par la suite, il peut être intéressant d’établir une hiérarchisation de vos e-mails, afin que ne se mélangent pas vos messages professionnels et les photos de vacances de votre neveu dans le même dossier. Les logiciels de messagerie et les Webmail permettent la création de règles de traitement qui vous aideront à diriger un certain type d’e-mail vers un dossier approprié, vous aidant ainsi à optimiser la visibilité et la lisibilité des messages réellement importants. Il est aussi déterminant de vous fixer un cadre horaire dans lequel vous consultez vos e-mails, plutôt que de vous sentir obligé de vous connecter une dizaine de fois dans la journée. C’est une erreur de penser que la gestion de votre messagerie électronique doit se faire en temps réel. Aménagez-vous des plages horaires fixes correspondant avec des moments où vous n’avez aucun impératif à remplir. Il en va de même pour votre fréquence de réponse aux messages que vous recevez. Tous ne nécessitent pas une réponse immédiate, une partie non négligeable d’entre eux peuvent même attendre plusieurs jours avant qu’il devienne opportun d’y répondre. Cela dit, il ne faut pas pour autant se laisser piéger par cette procrastination informatique, car elle vous ramènera à un certain sentiment d’oppression. En fait, la clé de la réussite est une segmentation rigoureuse de vos réponses, établie par exemple sur les différents degrés d’importance des messages ou selon qu’ils proviennent de la sphère privée ou professionnelle.