Dans vos campagnes, l’emailing est votre moyen privilégié de communication. Cependant, malgré des lois qui ne sont pas toujours explicites, l’utilisation du mail peut être une source de sanctions, parfois lourdes. En effet, en tant qu’expéditeur, vous avez une responsabilité pénale vis-à-vis de vos envois. Par conséquent, afin de couvrir un maximum, n’oubliez pas de soumettre une charte emailing à vos prospects lorsqu’ils s’inscrivent à vos programmes. De plus, ce sera une occasion supplémentaire pour vous de prouver votre honnêteté et montrer votre qualité de travail.
Une charte emailing va donc en fait être le résumé de votre code éthique et des engagements que vous prenez lors de chacun de vos envois. Tout d‘abord, vous pouvez dans votre charte certifier une collecte d’adresses respectant les lois de chacun des pays dans lesquels vous envoyez vos emailings. Donc vous vous engagez à ne communiquer qu’avec les personnes qui vous en ont donné l’autorisation (opt-in). De même, vous ne communiquerez pas l’adresse des prospects à vos partenaires commerciaux sans leur accord préalable.
Par ailleurs, si vous pratiquez la personnalisation, vous récoltez certainement très régulièrement des informations sur les internautes. Vous devez donc préciser que vous respectez la confidentialité de ses informations.
En ce qui concerne le contenu de vos emails, il est nécessaire d’informer le prospect que vous respecterez ses choix, s’il a précisé des critères particuliers en matière d’envoi. De plus, vous vous engagez à ne pas envoyer tout contenu assimilable à un virus ou autres arnaques virtuelles.
En acceptant les conditions de la charte, vos prospects s’engagent eux aussi. Tout d’abord, vous pouvez inscrire une clause d’authenticité. Par exemple, lorsque les prospects font une démarche pour vous fournir des informations, ils ne doivent pas mentir. Suivant les produits et les services que vous vendez, n’hésitez pas à ajouter des closes qui vous donnent un avantage d’un point de vue juridique. Cependant, elles ne doivent pas être non plus abusives.
En résumé, la charte emailing que vous allez mettre en place sera le reflet des conditions générales d’engagement. Elle sera le moyen pour vous de vous mettre dans la meilleure des positions d’un point de vue pénal en cas de conflit. Par ailleurs, elle vous permettra de développer vos engagements envers le prospect. Pour ceux qui la liront, cela les mettra en confiance, à leurs yeux vous serez un annonceur de bonne réputation. Cette charte peut aussi s’étendre au site entier. Vous pouvez inclure les conditions de vente, de retour, de parrainage, etc…