Un email de remise est un message transactionnel envoyé à un bénéficiaire (par exemple, un fournisseur) pour confirmer qu'un paiement a été émis et expliquer comment ce paiement doit être appliqué. Il inclut généralement le montant du paiement, la méthode, la date, la référence ou l'ID de transaction, ainsi qu'un détail par ligne des factures ou crédits réglés. En bref, c’est la version numérique d'un avis de remise livré par email.
Ne pas confondre avec : les « envois de fonds » personnels ou transfrontaliers (argent envoyé à la famille à l'étranger). Dans les contextes commerciaux, un email de remise est principalement B2B—payer → fournisseur.
Quand les Emails de Remise Sont Utilisés
- Comptes à Payer (AP) aux Fournisseurs : Notifier les fournisseurs que le paiement de factures spécifiques a été envoyé et comment l'allouer.
- Paiements Partiels ou Ajustements : Clarifier les montants au prorata, avoirs ou remises appliquées (par exemple, remises pour paiement anticipé).
- Remboursements : Confirmer qu'un remboursement a été émis et fournir les numéros de référence.
- Paiements Internationaux : Indiquer la devise, le taux de change (si applicable) et le délai de règlement attendu.
Pourquoi les Emails de Remise Sont Importants
- Accélère la réconciliation : Les fournisseurs peuvent associer les paiements aux factures sans échanges d'emails.
- Réduit les litiges : Des détails d'allocation clairs évitent les paiements appliqués incorrectement et la confusion sur les crédits.
- Améliore la visibilité des flux de trésorerie : Les deux parties savent ce qui a été payé, quand et pour quels documents.
- Crée une piste d'audit : Une confirmation écrite horodatée soutient les contrôles internes.
Que Faut-Il Inclure (Liste de Contrôle)
- Détails du payeur : Nom légal, adresse de facturation, email de contact/repenser à.
- Détails du bénéficiaire : Nom du fournisseur et ID fournisseur (si utilisé).
- Informations de paiement : Montant, devise, méthode (ACH/SEPA/virement/chèque), les 4 derniers chiffres du compte (masqués), ID de transaction ou de référence, date de paiement, date de valeur.
- Tableau d'allocation : Numéros de facture, dates, dates d'échéance, montants originaux, montants payés, crédits/remises, et nouveaux soldes.
- Notes : Remise pour paiement anticipé appliquée, raison de paiement court, avoir appliqué, ajustements fiscaux.
- Support : Comment contacter les AP s’il y a une divergence (email, téléphone).
- Pièces jointes/liens : Avis de remise en PDF ou lien vers un portail sécurisé (préféré pour les grandes listes).
Meilleures Pratiques
- Soyez précis et cohérent : Utilisez des numéros de facture standard et un format de ligne d'objet prévisible.
- Information clé en avant : Le fournisseur voit le montant, la date et la référence principale sans ouvrir la pièce jointe.
- Protéger les données sensibles : Masquez les détails bancaires; n'incluez pas les numéros complets de compte ou de carte.
- Privilégiez les liens sécurisés plutôt que les pièces jointes volumineuses : Les gros fichiers PDF peuvent nuire à la délivrabilité; hébergez de manière sécurisée et ajoutez un lien.
- Incluez une version en texte brut : Améliore l'accessibilité et la délivrabilité.
- Authentifiez votre domaine : Configurez SPF, DKIM, et DMARC pour un placement fiable dans la boîte de réception.
- Séparez le marketing : Les emails de remise sont transactionnels; évitez les contenus promotionnels.
- Localisez si nécessaire : Les symboles monétaires, formats décimaux, et langue doivent correspondre au lieu du fournisseur.
Exemples de Ligne d’Objet
- “Avis de Remise : Paiement Envoyé pour les Factures {{INV-12345, INV-12378}}”
- “Confirmation de Paiement – Ref {{TX-987654}} – {{Montant Devise}}”
- “Paiement Émis le {{YYYY-MM-DD}} pour le Fournisseur {{Nom du Fournisseur}}”
- “Remise : {{Montant Devise}} couvrant {{N}} facture(s)”
- “Confirmation de Virement Bancaire – {{Montant}} – Ref {{ID de Référence}}”
Modèle Simple d'Email de Remise
Objet : Avis de Remise – Paiement {{Montant}} – Ref {{ID de Transaction}}
Bonjour {{Nom du Fournisseur}},
Nous confirmons par la présente qu'un paiement a été émis.
• Payeur : {{Votre Nom d'Entreprise}}
• Date de paiement (date de valeur) : {{YYYY-MM-DD}}
• Méthode de paiement : {{ACH/SEPA/Virement/Chèque}}
• Montant : {{Montant}} {{Devise}}
• Référence / ID de Transaction : {{ID de Transaction}}
Allocation :
{{NuméroFacture}} – {{DateFacture}} – {{MontantOriginal}} → Payé : {{MontantPayé}} → Solde : {{Restant}}
{{NuméroFacture}} – {{DateFacture}} – {{MontantOriginal}} → Payé : {{MontantPayé}} → Solde : {{Restant}}
{{NuméroMémoCrédit}} appliqué : {{MontantCrédit}}
Notes :
{{Notes facultatives sur les remises, ajustements, ou raisons de paiement court}}
Pour consulter l'avis de remise complet et les documents, visitez :
{{Lien Portail Sécurisé}}
Si quelque chose semble incorrect, veuillez répondre à cet email ou contacter les AP à {{AP Email/Phone}}.
Merci,
{{Votre Nom d'Entreprise}} – Comptes à Payer
{{Adresse Ligne 1}}
{{Ville, État/Province, Pays}}
Conseils de Conformité & de Sécurité
- Minimisation des IIP : Incluez seulement ce qui est nécessaire pour réconcilier le paiement.
- Masquez les données financières : N’incluez jamais les numéros complets de compte bancaire ou de carte; utilisez les 4 derniers chiffres et descripteurs.
- Utilisez des références uniques : Les ID de transactions et numéros de factures aident à détecter la fraude et les discordances.
- Attention aux imitations de phishing : Formez les fournisseurs à attendre votre format standard et adresse de réponse.
Considérations Internationales & Multidevises
- Clarté sur les devises : Montrez le code de la devise (USD, EUR, GBP) et le symbole là où c’est approprié.
- Note sur le taux de change : Si pertinent, indiquez le taux appliqué ou notez “La banque du fournisseur peut appliquer son propre taux.”
- Formats de date : Utilisez le format ISO (YYYY-MM-DD) ou localisez clairement pour éviter toute confusion (par exemple, 2025-08-19).
- Langue : Envisagez d'envoyer dans la langue du fournisseur pour une réconciliation plus rapide.
Termes Connexes
Comment Envoyer des Emails de Remise avec Mailpro
Mailpro simplifie l'envoi à grande échelle d'emails de remise fiables et conformes :
- Envoi transactionnel (SMTP/API) : Déclenchez des emails de remise en temps réel depuis votre ERP ou système comptable.
- Modèles avec champs dynamiques : Fusionnez automatiquement le nom du fournisseur, les numéros de facture, les montants, les dates et les références.
- Localisation : Créez des modèles et devises spécifiques à la langue pour les fournisseurs internationaux.
- Statistiques & rapports : Suivez les livraisons, ouvertures et rebonds pour maintenir une boucle de communication AP propre.
- Authentification : Utilisez SPF, DKIM, et DMARC avec votre domaine pour un placement régulier dans la boîte de réception.
Parce que les emails de remise sont transactionnels, gardez-les précis et conformes à la marque, et réservez les promotions pour des campagnes distinctes.