Gardez vos factures Xero hors du dossier de spam avec Mailpro.

Lorsque vous gérez une entreprise, le flux de trésorerie dépend de la communication — et l'un des messages les plus cruciaux que vous envoyez est votre facture. Pour des milliers d'entreprises à travers le monde, Xero est devenu une plateforme comptable indispensable qui simplifie la comptabilité, la facturation et la gestion financière. Cependant, de nombreux utilisateurs sont confrontés à un problème frustrant et souvent coûteux : leurs e-mails de facture Xero n'atteignent jamais la boîte de réception de leurs clients.

Imaginez envoyer une facture parfaitement rédigée pour réaliser quelques jours ou semaines plus tard que votre client ne l'a jamais reçue. Vous la renvoyez, ils retrouvent finalement le message original enfoui dans leur dossier spam, et entre-temps, le paiement est retardé. C'est non seulement gênant — cela affecte votre flux de trésorerie, nuit à votre professionnalisme, et crée des tensions inutiles entre vous et vos clients.

Ce problème est plus courant que vous ne le pensez, et il n'a rien à voir avec votre entreprise ou votre message. C'est un problème technique de délivrabilité, qui se produit lorsque les fournisseurs de messagerie marquent les messages automatisés — comme les factures ou les rappels de paiement — comme potentiellement indésirables. Malheureusement, même les entreprises légitimes tombent dans ce piège.

C'est là qu'intervient Mailpro.

Mailpro offre un service de relais SMTP puissant et d'e-mails transactionnels qui garantit que vos messages importants — comme les factures Xero — arrivent directement dans la boîte de réception de votre client, et non dans leur dossier indésirable. Avec une infrastructure hébergée en Suisse, une authentification de domaine solide, et un suivi de livraison détaillé, Mailpro vous donne un contrôle total et une visibilité sur vos e-mails de facture.

Dans cet article, nous décomposerons :

• Pourquoi les e-mails de facture Xero finissent souvent dans le spam,
• Comment Mailpro résout le problème grâce à une meilleure authentification et gestion de réputation,
• Les étapes simples pour connecter Mailpro avec Xero,
• Et comment profiter des outils d'automatisation, de branding et de suivi de Mailpro pour envoyer des factures en toute confiance.

Que vous soyez propriétaire d'une petite entreprise, comptable, ou freelance utilisant Xero, ce guide vous montrera comment arrêter de perdre des factures dans le spam — et commencer à être payé plus rapidement, avec Mailpro à vos côtés.

Pourquoi les e-mails de facture Xero vont dans le spam

Bien que Xero soit l'une des plateformes comptables les plus fiables au monde, de nombreux propriétaires d'entreprise sont surpris lorsque leurs e-mails de facture parfaitement légitimes finissent dans le dossier spam. La vérité est que cela n'a rien à voir avec Xero lui-même — c'est lié au fonctionnement de la délivrabilité des e-mails.

Les systèmes de messagerie modernes comme Gmail, Outlook, et les serveurs de messagerie d'entreprise utilisent des filtres anti-spam intelligents qui analysent des centaines de facteurs avant de décider si un message mérite d'aller dans la boîte de réception. Malheureusement, les e-mails automatisés envoyés directement depuis des applications comme Xero peuvent parfois déclencher ces filtres — même si votre entreprise est authentique et professionnelle.

Réglons les raisons les plus courantes pour lesquelles cela se produit 👇

1. Serveurs d'envoi partagés

Xero envoie les factures via son infrastructure partagée, ce qui signifie que vos e-mails de facture passent par les mêmes serveurs que des milliers d'autres utilisateurs de Xero à travers le monde.

Si seulement quelques-uns de ces utilisateurs envoient du contenu indésirable — ou si les destinataires marquent fréquemment les messages générés par Xero comme indésirables —, la réputation de ces serveurs partagés peut décliner. Une fois que la réputation du serveur est affectée, même vos factures claires et légitimes peuvent être filtrées comme spam.

En bref, vous partagez une réputation en ligne avec des milliers d'expéditeurs inconnus. Et vous ne pouvez pas contrôler ce qu'ils font.

2. Manque d'authentification de domaine

Un autre problème majeur est l'absence de SPF, DKIM, et DMARC — les trois enregistrements DNS critiques qui prouvent que vous êtes réellement l'expéditeur de vos e-mails.

Quand vous envoyez une facture directement via Xero, le message est envoyé « au nom de » votre domaine, mais techniquement depuis les serveurs de messagerie de Xero. Cela signifie que votre e-mail peut ne pas correspondre aux détails d'authentification attendus par le fournisseur de messagerie de votre client.

Sans authentification de domaine appropriée :

• Vos messages peuvent échouer aux vérifications de vérification.
• Ils peuvent sembler suspects aux filtres anti-spam.
• Et, par conséquent, ils pourraient atterrir dans le dossier spam.

Ce n'est pas seulement une question de délivrabilité — c'est une question de protection de la réputation de votre entreprise. L'absence de ces enregistrements vous rend également plus vulnérable aux attaques de falsification d'e-mails.

3. Contenu trop générique ou automatisé

Les messages de facture ont tendance à inclure des textes courts et répétitifs, des liens, et des pièces jointes — toutes des caractéristiques courantes des e-mails spam.

Par exemple, si votre ligne d'objet indique « Facture #2025 de [Nom de votre entreprise] » et que le message contient un lien ou une pièce jointe PDF, certains filtres peuvent le signaler comme « e-mail commercial automatisé ».

Même si c'est complètement légitime, la structure ressemble à des formats spam typiques. Avec le temps, ces petits schémas peuvent réduire votre score d'expéditeur et nuire à votre délivrabilité.

4. Filtres corporatifs stricts

Beaucoup de vos clients peuvent travailler dans de grandes organisations avec des systèmes de messagerie protégés par pare-feu ou filtrés par sécurité. Ces systèmes sont souvent configurés pour mettre automatiquement en quarantaine tout e-mail qui :

• Provient d'un domaine non authentifié,
• Inclut des pièces jointes,
• Ou utilise une adresse d'envoi générique telle que no-reply@xero.com.

Cela signifie que même si votre client souhaite recevoir vos factures, il pourrait ne jamais les voir — à moins que les services informatiques n'ajoutent manuellement votre adresse à la liste blanche.

5. Paramètres Répondre-à manquants ou mal configurés

Parfois, le problème est technique plutôt que réputationnel. Si votre adresse de réponse ne correspond pas à votre adresse d'expéditeur ou est complètement absente, les filtres anti-spam peuvent l'interpréter comme une tentative de falsification potentielle.

C'est un petit détail, mais un que de nombreux utilisateurs de Xero négligent. C'est l'un des nombreux signes subtils que les filtres utilisent pour décider où appartient votre e-mail — la boîte de réception ou le dossier des indésirables.

Conclusion

Peu importe à quel point vos factures sont professionnelles, si elles sont envoyées depuis une IP partagée avec une authentification faible et un contenu répétitif, vous risquez de perdre en visibilité. Et les factures perdues signifient des paiements retardés et des clients frustrés.

C'est pourquoi les entreprises utilisant Xero se tournent vers les services SMTP et d'e-mails transactionnels de Mailpro — pour reprendre le contrôle de leur réputation d'expéditeur, améliorer l'authentification, et s'assurer que les factures atteignent toujours la boîte de réception.

Comment Mailpro résout ce problème

Mailpro offre un service de relais SMTP professionnel et de courriels transactionnels qui s'intègre parfaitement avec des outils comme Xero. Au lieu de compter sur les serveurs d'envoi par défaut de Xero, vous pouvez router vos e-mails de facture via Mailpro — améliorant la délivrabilité, la confiance, et le contrôle.

Voici comment Mailpro aide :

Si vos e-mails de facture Xero se perdent dans le spam, le problème n'est pas votre entreprise — c'est votre réputation d'envoi et infrastructure. C'est là que Mailpro entre en jeu.

Mailpro offre un service puissant de courriers transactionnels et de relais SMTP qui garantit que chaque facture que vous envoyez — qu'elle vienne de Xero ou de tout autre système — soit authentifiée, fiable, et livrée dans la boîte de réception de votre client.

En intégrant Mailpro à votre compte Xero, vous prenez le contrôle de la livraison de vos e-mails. Au lieu de compter sur les serveurs partagés de Xero, vous envoyez des factures via les serveurs sécurisés hébergés en Suisse de Mailpro — connus pour leur haute délivrabilité, leur conformité, et leur réputation d'expéditeur.

Explorons comment Mailpro empêche vos factures de jamais atterrir dans le spam 👇

1. Serveur SMTP dédié et de confiance

Lorsque vous envoyez des factures via Xero, elles sont traitées sur des serveurs partagés. Avec Mailpro, vos messages passent par des serveurs fiables et conformes au RGPD hébergés en Suisse, qui ont une excellente réputation d'expéditeur et sont régulièrement surveillés pour maintenir des normes de haute délivrabilité.

Le SMTP de Mailpro fonctionne comme votre propre autoroute professionnelle pour les e-mails — garantissant que vos messages sont envoyés depuis une adresse IP de confiance que les fournisseurs de messagerie reconnaissent comme légitime.

✅ Résultat : Vos factures sont livrées plus rapidement, plus sûrement, et directement dans la boîte de réception — pas dans le dossier des indésirables.

2. Authentification de domaine transparente (SPF, DKIM & DMARC)

L'une des principales raisons pour lesquelles les e-mails de Xero vont dans le spam est le manque d'authentification de domaine appropriée. Mailpro corrige cela immédiatement.

Dans votre tableau de bord Mailpro, vous pouvez facilement configurer des enregistrements SPF, DKIM, et DMARC pour votre domaine avec des instructions pas à pas. Ces enregistrements sont essentiels car ils indiquent aux fournisseurs de messagerie comme Gmail ou Outlook que Mailpro est autorisé à envoyer des e-mails en votre nom.

Une fois l'authentification en place :

• Votre domaine gagne instantanément en crédibilité.
• Les fournisseurs de messagerie font confiance à vos messages.
• Vous réduisez le risque de tentatives de falsification et de phishing.

✅ Résultat : Plus de confiance, une meilleure placement en boîte de réception, et une protection accrue de la marque.

3. Statistiques détaillées et suivi des e-mails

Vous vous êtes déjà demandé si un client avait vraiment reçu votre facture ? Ou s'il l'a ouverte ?

Mailpro vous offre une transparence totale. Chaque e-mail transactionnel — y compris les factures envoyées via Xero — est suivi en temps réel. Vous pouvez consulter :

• Les confirmations de livraison
• Les taux d'ouverture
• Les rapports de rebond
• L'activité de clic (si vos factures incluent des liens)

Avec ce niveau de visibilité, vous saurez instantanément si une facture a été livrée, ouverte, ou rebondie. Et si quelque chose se passe mal, Mailpro vous dit exactement pourquoi, pour que vous puissiez le corriger immédiatement.

✅ Résultat : Vous restez informé, proactif, et toujours en contrôle.

4. Livraison et évolutivité fiables

Que vous envoyiez une poignée de factures chaque mois ou des milliers par jour, Mailpro évolue avec vos besoins.

Contrairement aux relais SMTP génériques, Mailpro est optimisé pour la livraison d'e-mails transactionnels, ce qui signifie qu'il est spécifiquement conçu pour envoyer des messages importants tels que :

• Les factures
• Les rappels de paiement
• Les reçus
• Les notifications de compte

L'infrastructure de Mailpro assure que vos messages critiques pour l'entreprise sont prioritaires et livrés avec une faible latence — même pendant les heures de pointe.

✅ Résultat : Communication plus rapide et plus fiable avec vos clients, menant à des paiements plus rapides et moins de litiges.

5. Modèles d'e-mails personnalisés et réactifs

Bien que les e-mails de facture par défaut de Xero soient fonctionnels, ils peuvent sembler simples et impersonnels. Mailpro vous permet de créer des modèles personnalisés compatibles mobile pour vos notifications de facture, vos messages de confirmation, et vos rappels de paiement.

En utilisant l'éditeur glisser-déposer intuitif de Mailpro, vous pouvez facilement :

• Ajouter votre logo et vos couleurs d'entreprise
• Personnaliser le message avec le nom de votre client
• Inclure des liens vers des pages de paiement ou des portails clients

Cela garantit que chaque e-mail de facture reflète votre professionnalisme — et a l'air génial sur n'importe quel appareil.

✅ Résultat : Une marque plus forte, un engagement supérieur, et une meilleure confiance des clients.

6. Hébergement suisse et conformité au RGPD

Les serveurs de Mailpro sont hébergés en Suisse, un pays connu pour ses lois strictes sur la vie privée et ses normes de protection des données. Cela signifie que vos factures, détails clients, et données d'e-mail sont stockés en toute sécurité et traités conformément aux réglementations RGPD.

Pour les entreprises en Europe et en Amérique latine qui valorisent la protection des données, c'est un avantage significatif. Vous améliorez non seulement la délivrabilité — vous protégez également les informations financières sensibles.

✅ Résultat : Tranquillité d'esprit en sachant que les données de vos clients sont sûres et conformes.

7. Support exceptionnel et simplicité

Même si Mailpro offre une technologie avancée, il est incroyablement facile à utiliser. La plateforme propose :

• Des guides clairs pour connecter le SMTP avec Xero
• Un tableau de bord intuitif
• Et un support client réactif et multilingue (disponible en 6 langues)

Vous n'avez pas besoin d'être un expert en technologie — Mailpro a été conçu pour être simple pour chaque utilisateur d'entreprise, quelle que soit sa taille ou son arrière-plan technique.

✅ Résultat : Configuration rapide, effort minimal, et amélioration immédiate de la délivrabilité des e-mails.

En résumé

Mailpro est le lien manquant entre Xero et les boîtes de réception de vos clients. Il gère la complexité technique — authentification, réputation, et délivrabilité — pour que vous puissiez vous concentrer sur la gestion de votre entreprise et être payé à temps.

Plus de factures perdues. Plus de clients frustrés. Plus d'attente pour des paiements qui n'arrivent jamais.

Avec Mailpro, vos e-mails de factures sont livrés fiablement, en toute sécurité, et professionnellement — à chaque fois.

Intégration de Xero avec Mailpro

L'un des meilleurs aspects de Mailpro est la facilité avec laquelle il se connecte à vos systèmes existants. Vous n'avez pas besoin de changer la façon dont vous envoyez des factures sur Xero — vous améliorez simplement leur livraison. En configurant le relais SMTP de Mailpro dans Xero, vos factures seront authentifiées, suivies, et livrées directement dans les boîtes de réception de vos clients.

Voici exactement comment procéder 👇

Étape 1 : Créez votre compte Mailpro

Commencez par vous inscrire pour un compte Mailpro si vous ne l'avez pas déjà fait.
Mailpro offre un plan gratuit qui vous permet de tester le service avec des crédits, afin de vérifier la configuration avant de vous engager sur un plan payant.

Une fois votre compte créé, connectez-vous au tableau de bord Mailpro et accédez à :

Paramètres → SMTP & API

Ici, vous trouverez vos identifiants SMTP — y compris :

• Serveur SMTP
• Port (généralement 587 ou 465)
• Nom d'utilisateur (l'e-mail de votre compte Mailpro)
• Mot de passe (votre clé SMTP générée)

Gardez ces détails à portée de main pour l'étape suivante.

✅ Astuce : Si vous ne savez pas quel port utiliser, commencez par 587 — il prend en charge le cryptage TLS et est idéal pour les e-mails professionnels.

Étape 2 : Configurez Mailpro SMTP dans Xero

Ensuite, ouvrez votre compte Xero et accédez à la section Paramètres des e-mails.
Selon votre plan ou votre version, cela se trouve généralement sous :

Paramètres → Préférences de messagerie → Options d'envoi

Vous voudrez choisir l'option d'utiliser un serveur SMTP personnalisé au lieu des serveurs par défaut de Xero.
Entrez les identifiants SMTP de Mailpro que vous avez copiés plus tôt :

Ensuite, enregistrez votre configuration et testez la connexion. Xero enverra généralement un e-mail de vérification rapide pour s'assurer que tout fonctionne correctement.

✅ Astuce : Assurez-vous d'utiliser votre propre adresse e-mail basée sur le domaine (comme facturation@votreentreprise.com), pas une adresse Gmail ou Yahoo gratuite. Cela augmente la confiance et la délivrabilité.

Étape 3 : Authentifiez votre domaine

Avant de commencer à envoyer, prenez quelques minutes pour authentifier votre domaine dans Mailpro.
C'est l'une des étapes les plus importantes pour la délivrabilité et la protection de la marque.

Dans votre tableau de bord Mailpro, naviguez vers :

Paramètres → Domaines → Ajouter un domaine

Mailpro vous fournira trois types d'enregistrements DNS :

• Enregistrement SPF : Autorise les serveurs de Mailpro à envoyer des e-mails pour votre domaine.
• Enregistrement DKIM : Signe cryptographiquement vos messages pour confirmer l'authenticité.
• Enregistrement DMARC : Protège votre domaine des tentatives de falsification et de phishing.

Copiez ces enregistrements et collez-les dans les paramètres DNS de votre fournisseur de domaine (par exemple, GoDaddy, Namecheap, ou Cloudflare).

Une fois que vous les avez ajoutés, Mailpro vérifiera automatiquement votre domaine — généralement en quelques minutes.

✅ Résultat : Vos factures apparaîtront désormais comme « envoyées depuis votredomaine.com » et seront fiables pour Gmail, Outlook, et d'autres grands fournisseurs de messagerie.

Étape 4 : Envoyez et testez vos factures

Il est maintenant temps de tout tester.
Envoyez une facture d'exemple depuis Xero à votre propre adresse e-mail ou à un collègue.

Puis, rendez-vous sur votre tableau de bord des statistiques de Mailpro et vérifiez le statut du message envoyé. Vous pourrez voir s'il a été :

• Livrédavec succès,
• Ouvert,
• Ou rebondi (et pourquoi).

Ce type de transparence est quelque chose que Xero seul ne fournit pas — et c'est l'un des plus grands avantages de Mailpro.

Si tout semble bon, vous êtes prêt à passer en direct. Désormais, toutes vos factures seront acheminées via les serveurs SMTP optimisés de Mailpro pour des taux de boîte de réception plus élevés et un suivi professionnel.

Étape 5 : Automatisez et surveillez

Une fois que vous avez confirmé votre configuration, vous pouvez commencer à automatiser des tâches comme :

• Rappels de facture automatiques
• Messages de suivi pour factures impayées
• États mensuels

Vous pouvez facilement les configurer à l'aide des fonctionnalités d'automatisation de Mailpro et les programmer en fonction de déclencheurs — par exemple, « envoyer un rappel 5 jours après la date de facture ».

En même temps, vous pouvez surveiller les performances dans votre tableau de bord Mailpro. Gardez un œil sur :

• Les taux de livraison
• Les taux d'ouverture
• Les rapports de rebond ou de spam

Cela vous aide à optimiser en continu votre communication et à garantir que vos factures atteignent toujours vos clients à temps.

Bonus : Améliorer la communication client

Outre les factures, vous pouvez également utiliser Mailpro pour envoyer :

• Des rappels de paiement
• Des états mensuels
• Des mises à jour et offres clients

Tous peuvent être automatisés grâce aux outils d'automatisation transactionnels et marketing de Mailpro, garantissant que vos clients reçoivent toujours des messages clairs et professionnels.

Pourquoi les entreprises font confiance à Mailpro

Une fois que vous avez connecté Xero avec Mailpro, vous avez résolu l'un des problèmes les plus frustrants en comptabilité — les factures allant dans le spam.
Mais pourquoi s'arrêter là ?

Avec Mailpro, vous pouvez aller au-delà de l'envoi des factures et transformer la façon dont vous communiquez avec vos clients. Des rappels aux enquêtes de feedback, Mailpro vous aide à rester connecté, professionnel, et cohérent — le tout depuis une seule plateforme.

Voici comment tirer le meilleur parti de votre intégration Mailpro 👇

1. Envoyez des rappels de paiement automatisés

Les paiements en retard sont le cauchemar de chaque propriétaire d'entreprise. Au lieu de courir après les clients manuellement, vous pouvez utiliser les outils d'automatisation d'e-mails de Mailpro pour envoyer des rappels doux et automatiques avant et après les dates d'échéance.

Par exemple :

• 3 jours avant la date d'échéance : « Juste un petit rappel — votre facture est bientôt due. »
• À la date d'échéance : « Rappel amical : votre paiement est dû aujourd'hui. »
• 3 jours après la date d'échéance : « Votre facture est maintenant en retard. Veuillez vérifier le lien de paiement ci-dessous. »

Avec Mailpro, vous pouvez programmer ces messages et les personnaliser facilement. Chaque e-mail peut automatiquement intégrer des détails dynamiques tels que le nom du client, le numéro de facture, ou le montant du paiement — gardant votre communication professionnelle et pertinente.

✅ Résultat : Paiements plus rapides, moins de travail de suivi, et moins de rappels maladroits.

2. Envoyez automatiquement des états mensuels

Si vos clients reçoivent plusieurs factures par mois, vous pouvez utiliser Mailpro pour envoyer un résumé des états mensuels.
Ceux-ci peuvent inclure :

• Montants totaux en attente
• Confirmations de paiement
• Liens vers les factures détaillées

Vous pouvez même concevoir une mise en page d'e-mail de marque dans l'éditeur glisser-déposer de Mailpro — correspondant à l'identité de votre entreprise tout en gardant la communication claire et facile à lire.

✅ Résultat : Les clients apprécient la facturation organisée et transparente — et vous maintenez une image professionnelle.

3. Combinez Email + SMS pour une portée maximale

Parfois, les clients manquent des e-mails non pas parce qu'ils vont dans le spam — mais simplement parce qu'ils sont occupés. C'est pourquoi Mailpro offre également une fonctionnalité de SMS.