Modèles d’e-mails pour demander des documents (Cabinet comptable) + Checklists

Les 5 règles d’un bon email de demande de documents

Un bon email fait deux choses : il enlève la confusion et rend l’action évidente. Suivez ces règles :

1. Annoncez le but (dossier, période, échéance).
2. Demandez une liste courte (pas un roman).
3. Une action principale (déposer ou répondre).
4. Une date “souple mais réelle” pour prioriser.
5. Rendre la tâche faisable : “envoyez ce que vous avez” bat “tout parfaitement”.

Comment présenter une checklist (sans bloquer le client)

Beaucoup de clients tardent parce qu’ils se sentent dépassés, ou ne savent pas ce qui “compte”. La checklist la plus efficace est structurée ainsi :

• Indispensable (pour avancer maintenant)
• Si applicable (selon la situation)
• Si vous n’avez pas tout (“envoyez ce que vous avez, on complète ensuite”)

Astuce : si vous répétez toujours les mêmes demandes, mettez la checklist dans un formulaire. Le client coche, dépose, et vous récupérez tout au même endroit : Générateur de formulaires.

Modèles pour particuliers (déclaration annuelle)

Modèle A : première demande (amical + structuré)

Objet : Documents nécessaires pour votre déclaration [Année]

Bonjour [Prénom],

Pour préparer et finaliser votre déclaration [Année], merci de nous transmettre les documents ci-dessous. Si vous n’êtes pas sûr qu’un point s’applique, envoyez ce que vous avez et nous confirmerons le reste.

Indispensable :

• [Identité / numéro fiscal si applicable]
• [Justificatifs de revenus : salaire / honoraires / équivalent]
• [Relevés bancaires / intérêts / investissements si applicable]
• [Justificatifs de paiements / acomptes / retenues]

Si applicable :

• [Intérêts hypothécaires]
• [Frais de santé]
• [Frais d’éducation]
• [Dons]
• [Revenus/charges locatives]

Envoi : déposez ici [Lien] ou répondez à cet email avec pièces jointes. Idéalement avant le [Date] afin de respecter le calendrier.

Merci,
[Votre nom]
[Cabinet]

Modèle B : “envoyez ce que vous avez” (anti-blocage)

Objet : Étape rapide : envoyez ce que vous avez pour [Année]

Bonjour [Prénom],

Si vous n’avez pas encore tout rassemblé, envoyez ce que vous avez déjà (même incomplet). Nous faisons un premier tri et vous indiquons précisément ce qu’il manque.

Dépôt : [Lien] ou réponse avec pièces jointes.

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle C : dernier rappel avant échéance (ferme mais respectueux)

Objet : Rappel d’échéance : documents nécessaires avant le [Date]

Bonjour [Prénom],

Petit rappel : nous attendons encore des documents pour finaliser votre dossier [Année]. Pour tenir les délais, merci de nous les transmettre avant le [Date].

Lien de dépôt : [Lien]

Si vous ne pouvez pas tout envoyer à temps, répondez à cet email : nous vous proposerons la meilleure option (ex. ajuster le planning, organiser un appel court, etc.).

Merci,
[Votre nom]

Modèles pour PME / tenue comptable

Modèle A : demande mensuelle (clôture)

Objet : Tenue comptable [Mois] : documents nécessaires

Bonjour [Prénom],

Pour clôturer [Mois] et garder votre comptabilité à jour, merci de nous transmettre :

• [Relevés bancaires du mois]
• [Relevés de carte(s) du mois]
• [Résumé des ventes / export caisse si applicable]
• [Justificatifs de dépenses non encore partagés]
• [Factures émises + liste des impayés]

Envoi : dépôt ici [Lien] ou réponse avec pièces jointes. Idéalement avant le [Date] pour clôturer dans les temps.

Merci,
[Votre nom]

Modèle B : justificatifs manquants (très ciblé)

Objet : Justificatifs manquants pour [Mois] (rapide)

Bonjour [Prénom],

Pour finaliser le rapprochement de [Mois], il nous manque les justificatifs des transactions suivantes :

• [Commerçant / Montant / Date]
• [Commerçant / Montant / Date]
• [Commerçant / Montant / Date]

Merci de déposer ici : [Lien] ou de répondre avec les justificatifs.

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle C : question de catégorisation (pour éviter 10 emails)

Objet : Question rapide pour clôturer votre comptabilité

Bonjour [Prénom],

Pour enregistrer correctement le paiement de [Montant] du [Date] à [Fournisseur], pouvez-vous confirmer s’il s’agit de :

• Une dépense professionnelle
• Une dépense personnelle
• Un prélèvement / remboursement

Répondez avec 1 option et nous clôturons immédiatement.

Merci,
[Votre nom]

Modèles pour la paie

Modèle A : collecte des éléments de paie

Objet : Paie : éléments nécessaires avant le [Date]

Bonjour [Prénom],

Pour traiter la paie à temps, merci de nous transmettre avant le [Date] :

• [Heures / feuilles de temps]
• [Primes / commissions / ajustements]
• [Entrées / sorties / changements de salaire]
• [Congés validés / absences]
• [Notes de frais si applicable]

Vous courez après les documents ? Les emails automatiques de Mailpro envoient la demande et les relances selon un planning — les documents arrivent sans relance manuelle.

Dépôt : [Lien] ou réponse à cet email. S’il n’y a aucun changement, vous pouvez répondre : “Aucun changement sur la période.”

Merci,
[Votre nom]

Modèle B : un élément manquant (action unique)

Objet : Paie : information manquante (1 point)

Bonjour [Prénom],

Il nous manque un élément pour finaliser la paie : [Élément]. Merci de répondre avec l’information ou de déposer ici : [Lien].

Merci,
[Votre nom]

Modèles TVA / déclarations périodiques

Modèle A : préparation trimestrielle

Objet : TVA : documents nécessaires pour [Trimestre]

Bonjour [Prénom],

Pour préparer votre TVA du [Trimestre], merci de nous transmettre :

• [Résumé ventes / facturation sur la période]
• [Achats/dépenses avec détail TVA]
• [Import/export si applicable]
• [Avoirs / remboursements]

Dépôt : [Lien] ou réponse avec pièces jointes. Idéalement avant le [Date] pour déposer dans les temps.

Cordialement,
[Votre nom]

Modèle B : dernier rappel TVA

Objet : Rappel TVA : documents avant le [Date]

Bonjour [Prénom],

Petit rappel : nous attendons encore des pièces pour la TVA du [Trimestre]. Merci de déposer avant le [Date].

Lien : [Lien]

Merci,
[Votre nom]

Modèles de clôture annuelle (clients entreprise)

Modèle A : checklist clôture

Objet : Clôture annuelle : checklist à transmettre avant le [Date]

Bonjour [Prénom],

Pour réaliser votre clôture annuelle efficacement, merci de nous transmettre avant le [Date] :

• [Derniers relevés bancaires + cartes]
• [Liste factures à encaisser (A/R) + factures à payer (A/P)]
• [Inventaires + ajustements si applicable]
• [Achats d’immobilisations + factures]
• [Résumé paie / avantages]
• [Événements importants : emprunts, gros contrats, changement d’activité]

Dépôt : [Lien] ou réponse avec pièces jointes. Si certains éléments ne sont pas prêts, dites-nous ce qui manque et on planifie la suite.

Merci,
[Votre nom]

Modèle B : réserver la revue + déposer les pièces

Objet : Revue de clôture : réservez votre créneau + déposez vos documents

Bonjour [Prénom],

Nous pouvons planifier votre revue de clôture. Réservation : [Lien]. Pour préparer la réunion, merci de déposer la checklist ici : [Lien].

Cordialement,
[Votre nom]

Séquence de relance (si pas de réponse)

La plupart des clients ne “vous ignorent” pas : ils sont occupés. Une séquence simple (2–3 relances) suffit souvent. Si vous automatisez, gardez un ton humain et laissez une porte ouverte (“envoyez ce que vous avez”).

Relance 1 (J+3) : rappel doux

Objet : Petit rappel : documents pour votre [période]

Bonjour [Prénom],

Petit rappel : nous attendons encore des documents pour avancer. Dépôt : [Lien]. Si vous n’avez pas tout, envoyez déjà ce que vous avez et nous complèterons ensuite.

Merci,
[Votre nom]

Relance 2 (J+7) : date + options

Objet : Prochaine étape pour respecter le calendrier

Bonjour [Prénom],

Pour respecter le calendrier, nous aurions besoin des pièces avant le [Date]. Si vous ne pouvez pas tout transmettre d’ici là, répondez à cet email et nous vous proposons la meilleure option.

Lien : [Lien]

Cordialement,
[Votre nom]

Relance 3 (final) : pause / appel court

Objet : Souhaitez-vous que l’on mette le dossier en pause ?

Bonjour [Prénom],

Nous n’avons pas encore reçu les pièces restantes. Préférez-vous que nous :

• Attendions la réception des documents
• Mettons le dossier en pause jusqu’à ce que vous soyez prêt
• Organisions un appel court pour clarifier ce qui manque

Répondez avec 1 option et nous procédons.

Merci,
[Votre nom]

Pour construire ce type de workflow : Emails automatiques & autorépondeurs et la définition : Automatisation des e-mails .

Banque d’objets (choisissez le ton)

Neutre / pro

• Documents nécessaires pour votre [période]
• Demande : merci de déposer les pièces manquantes
• Prochaine étape pour avancer sur votre dossier
• Pièces manquantes – dossier [référence]

Amical mais clair

• Petit rappel : il manque quelques documents
• Suivi rapide sur vos documents
• Quand vous avez 5 minutes : dépôt des pièces

Échéance (à utiliser avec parcimonie)

• Rappel d’échéance : documents avant le [Date]
• Action nécessaire avant le [Date]
• Dernier rappel : pièces manquantes

Option : collecter les documents via un formulaire (plus simple que des fils d’emails)

Un formulaire vous permet de structurer la demande : période (année/mois/trimestre), checklist, et informations utiles. C’est particulièrement efficace en période fiscale et pour les clôtures mensuelles.

Commencez ici : Formulaires en ligne et découvrez des modèles : Modèles de formulaires.

FAQ

Combien de relances faut-il envoyer ?

En général, 2–3 emails suffisent : demande initiale, relance J+3, relance J+7 avec date + options, puis un message “pause / appel” si nécessaire.

Checklist dans l’email ou lien vers un formulaire ?

Si la liste est courte : dans l’email. Si elle est longue : mettez “indispensable” dans l’email et le reste dans un formulaire ou une checklist. Trop de texte peut bloquer le client.

Comment éviter un ton trop “exigeant” ?

Ajoutez un contexte (“pour respecter le calendrier”), donnez de la flexibilité (“envoyez déjà ce que vous avez”), et proposez une option humaine (“appel court”).

Quand utiliser un SMS dans ce processus ?

Rarement : surtout pour un rappel de rendez-vous ou une échéance très proche, avec consentement. Ressources : Campagnes SMS et Envoyez des SMS en ligne.