L'email marketing pour le recrutement et les RH

L'email marketing pour le recrutement et les RH, expliqué

En recrutement, l'email marketing consiste à traiter les candidats comme une audience que l'on cultive, et non comme une base de données que l'on arrose. Les meilleurs postes sont souvent pourvus par quelqu'un qui ne cherchait pas activement, ce qui ne fonctionne que si vous avez gardé le contact correctement depuis votre dernier échange.

Ce guide explique comment les cabinets de recrutement et les équipes RH internes doivent utiliser l'email: constituer un vivier qui reste chaud, informer les candidats pendant un processus, communiquer la marque employeur, et respecter des règles de protection des données plus strictes pour les candidats que pour une liste marketing.

À retenir

• Votre vivier n'est un actif que s'il reste chaud. Une base à laquelle personne n'a écrit depuis deux ans est un passif, pas un pipeline.
• L'expérience candidat, c'est surtout de l'email. Le silence après une candidature est ce qu'un recruteur peut faire de plus dommageable.
• Segmentez par famille de métier, séniorité et disponibilité. Un développeur senior et une jeune diplômée en marketing ne doivent jamais recevoir le même email.
• Les données candidats obéissent à des règles plus strictes que les données marketing. Il vous faut une durée de conservation et un moyen d'honorer les demandes de suppression.
• Deux listes, pas une: les candidats et les entreprises clientes. Elles veulent des choses opposées.

Pourquoi l'email fonctionne-t-il si bien en recrutement?

L'email fonctionne en recrutement parce que le recrutement est un problème de timing. La bonne personne pour un poste aujourd'hui sera peut-être parfaite pour un autre dans huit mois, et l'email est le seul canal capable d'entretenir cette relation à faible coût jusqu'à ce que le moment coïncide.

Trois raisons pour lesquelles il surpasse les autres canaux ici:

• Les candidats passifs. Les meilleurs profils sont généralement en poste et ne consultent pas les sites d'annonces. Un email pertinent les atteint là où une annonce n'ira jamais.
• Des cycles longs et irréguliers. Quelqu'un peut être hors marché pendant des années puis soudain prêt. Garder un contact léger ne coûte presque rien et rapporte énormément le moment venu.
• C'est discret. Un candidat qui explore ne veut pas d'interaction publique. L'email offre une discrétion que l'approche sur les réseaux n'a pas.

Le premier message reçu détermine la relation, il mérite donc du soin. Notre guide sur comment créer l'email de bienvenue détaille la structure qui fonctionne pour tout nouvel inscrit.

Comment constituer un vivier et le garder chaud?

Collectez proprement, segmentez dès l'entrée et envoyez quelque chose de réellement utile tous les un à deux mois. Un vivier se dégrade vite parce que les gens changent de poste, d'adresse et oublient qui vous êtes.

Captez les bons champs dès le départ

Famille de métier, séniorité, localisation ou préférence de télétravail, et disponibilité approximative. Ces quatre champs permettent d'envoyer des alertes ciblées plutôt qu'une liste hebdomadaire de tout. Les collecter avec un formulaire en ligne fait arriver les candidats déjà étiquetés au lieu de CV bruts à traiter à la main.

Envoyez autre chose que des offres

Un vivier qui ne reçoit que des postes se désinscrit vite. Des repères de rémunération sur leur spécialité, des conseils d'entretien et un commentaire honnête du marché maintiennent les gens inscrits pendant les longues périodes où ils ne cherchent pas.

Demandez-leur de se mettre à jour

Une ou deux fois par an, envoyez un message court demandant de confirmer si leur situation a changé. Cela rafraîchit vos données, correspond aux attentes en matière de protection des données, et les réponses vous disent qui est discrètement revenu sur le marché.

Quels emails accompagner un processus de recrutement?

Chaque étape mérite un message, et ceux dont on se souvient sont les refus. Le tableau ci-dessous est le minimum qu'exige une expérience candidat correcte.

La confirmation de candidature et le refus sont les deux qui comptent le plus et les deux les plus souvent oubliés. Les faire tourner en emails automatiques évite que quelqu'un reste sans réponse parce qu'un manager a été débordé.

Un vivier grossit chaque année, mais seule une fraction est active à un instant donné. Mailpro facture ce que vous envoyez et non le nombre de contacts stockés: conserver une grande base de candidats ne coûte donc rien tant que vous ne lui écrivez pas. Voir les tarifs Mailpro

Comment segmenter les emails de recrutement?

Segmentez d'abord par famille de métier, puis par séniorité, puis par disponibilité. La pertinence est tout ici, car une alerte inadaptée se lit comme la preuve que vous ne comprenez pas le métier de la personne.

• Famille de métier. Ingénierie, finance, commercial, opérations. Rien n'abîme plus vite la crédibilité que d'envoyer un poste en entrepôt à un comptable.
• Séniorité. Une directrice ne veut pas de postes juniors, et les lui envoyer montre que vous n'avez pas lu son profil.
• Disponibilité. En recherche active, ouvert aux opportunités et pas en recherche demandent des fréquences très différentes.
• Candidats placés. Quelqu'un placé il y a six semaines ne doit pas recevoir d'alertes mais un message de suivi.

Construire ces groupes avec la segmentation des emails transforme une base générique en quelque chose qui ressemble à un spécialiste connaissant son marché.

Et les emails aux entreprises clientes?

Gardez les clients sur une liste totalement distincte, avec un autre contenu et un autre rythme. Un responsable du recrutement ne veut pas de conseils d'entretien. Il veut de l'information de marché: combien coûte le talent aujourd'hui, combien de temps les postes mettent à être pourvus, et face à quoi il se bat.

Un email client trimestriel qui mérite sa place contient généralement une donnée de salaire ou de disponibilité sur son secteur, une observation courte sur les conditions de recrutement et une note précise sur les candidats disponibles. Les profils anonymisés fonctionnent bien, à condition que le candidat ait accepté d'être présenté ainsi.

Quelles règles de protection des données pour les candidats?

Les données candidats sont des données personnelles et, dans l'Union européenne, en Suisse et au Royaume-Uni, elles s'accompagnent d'obligations que la plupart des bases de recrutement ne respectent pas. C'est le domaine où les recruteurs sont le plus exposés.

• Fixez une durée de conservation. Garder des CV indéfiniment n'est pas défendable. Choisissez une durée, par exemple deux ans depuis le dernier contact, et appliquez-la.
• Séparez la candidature du marketing. Postuler n'est pas consentir à recevoir des alertes en continu. Demandez-le séparément.
• Sachez supprimer. Une demande de suppression doit être honorée dans votre outil d'emailing comme dans votre logiciel de suivi des candidatures.
• Ne faites pas d'extraction sauvage. Constituer une liste à partir d'adresses collectées abîme la délivrabilité et crée un vrai risque juridique.
• Sachez où vivent les données. Pour des candidats de secteurs régulés, l'endroit où votre plateforme héberge les données vous sera demandé. Mailpro héberge en Suisse et est nativement conforme au RGPD.

Quels modèles pour les emails de recrutement?

Utilisez des mises en page conçues pour une information claire plutôt que pour le design. Mailpro propose des modèles d'e-mail pour le recrutement RH prêts à l'emploi couvrant alertes de postes, suivis de candidature, invitations à entretien et intégration, modifiables avec un éditeur glisser-déposer.

Si vous organisez des journées portes ouvertes, des salons de l'emploi ou des webinaires, les modèles d'e-mail pour événements gèrent invitations, rappels et relances.

Quelles sont les erreurs fréquentes?

• Laisser les candidats sans réponse. Le comportement le plus reproché au secteur, et entièrement évitable avec un email automatique.
• Envoyer tous les postes à tout le monde. Cela apprend aux candidats à vous ignorer et brûle la liste.
• Ne jamais nettoyer la base. Les anciens dossiers sont pleins d'adresses professionnelles mortes, ce qui détruit la délivrabilité en silence.
• Mélanger candidats et clients. Ils veulent des contenus opposés et les fusionner ne sert personne.
• N'écrire que quand vous avez besoin. Un vivier qui n'a de vos nouvelles qu'en cas de poste à pourvoir cessera d'ouvrir.
• Traiter une liste de jobboard comme la vôtre. Les adresses obtenues via un tiers ne peuvent généralement pas être démarchées directement.

Questions fréquentes

À quelle fréquence écrire à son vivier?

Tous les mois pour les candidats en recherche active, tous les trimestres pour les passifs, plus les alertes qui correspondent réellement à leur profil. Le bon rythme dépend bien plus de la pertinence que de la cadence: un email bien ciblé chaque mois est bienvenu, un email mal ciblé chaque semaine ne l'est pas.

Faut-il un consentement pour écrire à un candidat qui a postulé?

Vous pouvez lui écrire au sujet du poste auquel il a postulé, puisque c'est la raison du contact. L'ajouter à des alertes permanentes ou à une newsletter est une finalité distincte qui exige son propre consentement explicite, avec un texte simple sur ce que vous enverrez.

Combien de temps puis-je conserver les CV?

Le RGPD ne fixe pas de durée chiffrée, mais impose de définir et de justifier une durée plutôt que de conserver indéfiniment. Beaucoup de cabinets retiennent deux ans depuis le dernier contact réel, avec un email d'avertissement avant suppression laissant au candidat le choix de rester.

Quel est un bon taux d'ouverture en recrutement?

Des alertes ciblées vers un vivier bien segmenté dépassent en général nettement les moyennes du marketing, parce que le contenu touche directement la carrière du lecteur. Si vos taux ressemblent à ceux d'un marketing générique, c'est souvent que la segmentation est trop large.

Faut-il automatiser les emails de refus?

Oui pour la présélection, où le volume rend les réponses individuelles impossibles et où le silence est pire qu'un modèle. Après un entretien, envoyez quelque chose de personnel. Un candidat qui a rencontré votre équipe et reçoit une lettre type en parlera autour de lui.

Puis-je écrire à des candidats trouvés sur un réseau professionnel?

Les contacter via la plateforme elle-même est différent d'ajouter leur adresse à une liste de diffusion. Exporter ou deviner des adresses professionnelles pour les intégrer à des campagnes n'est pas un contact consenti et crée des problèmes de délivrabilité comme de conformité.