Fiche de renseignement nouveau salarié

Ce modèle de fiche de renseignement nouveau salarié rassemble, avant le premier jour, toutes les informations nécessaires pour accueillir une nouvelle recrue dans de bonnes conditions. Administratif, matériel, kit de bienvenue : tout est prêt quand elle arrive.

À quoi sert cette fiche d'accueil nouveau salarié ?

Elle évite les échanges d'e-mails dispersés entre RH, informatique et manager. Le futur salarié renseigne son identité, ses coordonnées, sa date d'arrivée et l'intitulé de son poste, puis ses coordonnées bancaires et une personne à prévenir en cas d'urgence. Il indique aussi s'il travaillera au bureau, en hybride ou en télétravail complet, l'adresse de livraison de son matériel et l'équipement dont il a besoin. Sa taille de t-shirt et ses allergies éventuelles permettent de préparer un accueil personnalisé. C'est un véritable formulaire onboarding, simple à remplir depuis un téléphone.

Pour qui ?

• Les services RH qui recrutent régulièrement
• Les start-ups et PME en forte croissance
• Les équipes informatiques qui préparent ordinateurs et accès
• Les managers qui veulent soigner la première journée

Comment l'adapter dans Mailpro

• Modifiez les questions et les textes : ajoutez votre propre liste de matériel ou retirez le kit de bienvenue.
• Utilisez une question conditionnelle pour ne demander l'adresse de livraison qu'aux personnes en télétravail.
• Ajoutez votre logo et vos couleurs : c'est souvent le premier contact concret avec votre marque employeur.
• Envoyez le lien par e-mail ou dans une newsletter Mailpro, ou partagez un QR code ; les réponses arrivent dans Mailpro.

Conseils

• Envoyez la fiche une à deux semaines avant l'arrivée pour laisser le temps de commander le matériel.
• Expliquez dans l'introduction pourquoi chaque donnée est demandée et qui y aura accès.
• Ne demandez que les informations réellement utiles : la protection des données personnelles s'applique.
• Ajoutez un mot de bienvenue du manager pour rendre l'étape plus chaleureuse.

Questions fréquentes

Quelles informations demander dans une fiche de renseignement salarié embauche ?

L'état civil, les coordonnées, la date d'arrivée, le poste, les coordonnées bancaires pour la paie et un contact d'urgence. Le reste dépend de votre organisation.

La fiche de renseignement nouveau salarié remplace-t-elle les documents officiels ?

Non. Elle prépare l'arrivée, mais ne remplace ni le contrat ni les déclarations obligatoires. Vérifiez les pièces exigées dans votre pays avec votre service juridique.

Les questions de ce modèle

Vous

1. Prénom
2. Nom
3. Date de naissance
4. E-mail personnel
5. Téléphone mobile
6. Adresse personnelle

Informations administratives

1. Date d'arrivée
2. Intitulé du poste
3. Coordonnées bancaires (IBAN)
4. Personne à prévenir en cas d'urgence (nom, lien, téléphone)
5. Taille de t-shirt (pour le kit de bienvenue)
   XS · S · M · L · XL · XXL

Votre poste de travail

1. Où travaillerez-vous principalement ?
   Au bureau · En hybride · En télétravail complet
2. Adresse de livraison de votre matériel
3. Matériel nécessaire (plusieurs réponses)
   Ordinateur portable · Deuxième écran · Casque · Téléphone mobile · Fauteuil de bureau
4. Allergies ou régime alimentaire (pour les repas d'équipe)