Formulaire de demande de congé simple

Ce formulaire de demande de congé remplace les e-mails épars et les feuilles volantes : le salarié indique ses dates, le type d'absence et sa date de retour, et la demande vous parvient complète. Il tient sur une seule page et se remplit en quelques instants.

À quoi sert ce formulaire de demande de congé ?

Il centralise toutes les absences prévues dans un format identique. Le collaborateur renseigne son nom, son poste et ses coordonnées, puis le premier et le dernier jour d'absence ainsi que la date de reprise. Il précise s'il s'agit de vacances, d'un congé personnel, d'un congé maladie ou d'un autre motif, et peut ajouter une remarque utile à l'organisation de l'équipe. Le responsable dispose ainsi de toutes les informations pour valider la période sans aller-retour.

Pour qui ?

• Les petites entreprises sans logiciel RH
• Les chefs d'équipe qui planifient les remplacements
• Les commerces et restaurants aux plannings tournants
• Les associations employeuses

Comment l'adapter dans Mailpro

Modifiez les questions et les textes pour coller à votre règlement interne : ajoutez par exemple « Congé formation » ou « Récupération » à la liste des types. Grâce aux questions conditionnelles, un champ de précision peut n'apparaître que si « Autre » est choisi. Mettez votre logo et vos couleurs, puis partagez le formulaire par un lien sur l'intranet, par un QR code affiché en salle de pause ou dans une newsletter Mailpro adressée aux équipes. Chaque demande arrive dans Mailpro.

Conseils

• Rappelez dans l'introduction le délai de prévenance attendu avant un départ.
• Demandez la date de retour même si elle semble évidente : elle évite les malentendus liés aux jours fériés et aux week-ends.
• Pour un congé maladie, contentez-vous de l'information d'absence : le motif médical n'a pas à figurer dans le formulaire.
• Indiquez au salarié dans quel délai il recevra une réponse.

Questions fréquentes

Peut-on l'utiliser comme modèle formulaire demande de congés payés ?

Oui : renommez le titre, ne gardez que l'option « Vacances » ou laissez les autres types, et ajoutez si besoin le nombre de jours demandés.

Le formulaire valide-t-il le congé automatiquement ?

Non, il recueille la demande ; la décision reste celle du responsable, qui répond au salarié après avoir consulté le planning.

Pourquoi passer par un formulaire plutôt que par e-mail ?

Parce que chaque demande contient les mêmes informations, au même endroit. Plus besoin de relancer pour obtenir la date de retour ou le type d'absence.

Les questions de ce modèle

1. Quel est votre nom complet ?
2. Quel est votre intitulé de poste ?
3. Quelle est votre adresse e-mail ?
4. Numéro de téléphone
5. Premier jour de congé
6. Dernier jour de congé
7. Quand serez-vous de retour au travail ?
8. Quel type de congé s'agit-il ?
   Vacances · Congé personnel · Congé maladie · Autre
9. Autre chose que nous devrions savoir ?
10. J'accepte le traitement de mes données