Emails d'horaires et de fermeture pour les fêtes : modèles pour prévenir vos clients

Modèles d'email de fermeture pour les fêtes : quoi envoyer, quand et où

Un email de fermeture pour les fêtes indique précisément à vos clients quand vous fermez, ce qui continue de fonctionner pendant votre absence et quand vous rouvrez. Les six modèles ci-dessous couvrent les cas dont la plupart des entreprises ont besoin en fin d'année : horaires de magasin modifiés, fermeture complète du bureau, service client réduit, pause des expéditions et du traitement des commandes, message d'absence automatique et SMS court. Copiez-les, remplacez les champs entre crochets et envoyez le premier message deux à trois semaines avant la fermeture.

Ce guide porte sur l'annonce pratique, pas sur les vœux. Chaque modèle se termine par une seule phrase de conclusion chaleureuse, rien de plus.

À retenir

• Toute annonce de fermeture contient cinq informations : les dates exactes avec le jour de la semaine, ce qui est fermé, la dernière date pour commander ou réserver, un contact en cas d'urgence, et la date et l'heure de réouverture.
• Envoyez le premier email 2 à 3 semaines avant la fermeture, un rappel environ une semaine avant, et un SMS la veille aux clients qui ont une commande ou un rendez-vous en cours.
• Activez le message d'absence sur les boîtes partagées (contact@, support@, commandes@), pas seulement sur les boîtes personnelles.
• L'email n'est qu'un canal : le même jour, mettez aussi à jour le bandeau du site, les horaires exceptionnels de votre fiche d'établissement Google, la messagerie vocale et les pages de paiement.
• Gardez l'annonce informative. Dès que vous ajoutez une promotion, elle devient un email de prospection et les règles de consentement habituelles s'appliquent.

Que doit contenir un email de fermeture pour les fêtes de fin d'année ?

Un email de fermeture doit répondre aux questions que vos clients vous enverraient sinon. S'il manque l'un de ces éléments, la question arrivera dans votre boîte de réception le 23 décembre :

1. Des dates exactes, avec le jour de la semaine. « Fermé du jeudi 24 décembre au vendredi 1er janvier » vaut mieux que « fermé pendant les fêtes », que chacun interprète à sa façon.
2. Ce qui est fermé et ce qui ne l'est pas. La boutique peut fermer pendant que le site continue de prendre des commandes ; le bureau peut fermer pendant qu'une astreinte reste joignable.
3. La dernière date utile. Dernier jour pour commander avec livraison avant Noël, dernier rendez-vous, dernier jour pour envoyer des documents.
4. Un contact d'urgence. Une adresse email, un lien vers le centre d'aide ou un numéro d'astreinte, et ce qui compte comme urgent.
5. La date et l'heure de réouverture, avec le fuseau horaire si vos clients sont dans plusieurs pays (France, Belgique, Suisse, Québec…).
6. Un objet qui contient les dates. Beaucoup ne lisent que l'objet : « Fermé du 24 déc. au 1er janv., retour lundi 4 janvier » fait le travail même sans ouverture.

Les phrases courtes et les libellés clairs comptent ici plus que dans n'importe quel autre email. Notre guide de la microcopie de mail explique comment écrire des libellés, des boutons et des consignes d'une ligne compris au premier coup d'œil.

Quand envoyer l'annonce de vos horaires des fêtes ?

Envoyez la première annonce deux à trois semaines avant la fermeture, puis un rappel environ une semaine avant. Si vous prenez des rendez-vous ou expédiez des commandes, ajoutez un SMS de dernière minute. Voici un calendrier type pour une fermeture du jeudi 24 décembre 2026 au vendredi 1er janvier 2027, avec réouverture le lundi 4 janvier :

Le calendrier 2026 a ses particularités : Noël et le jour de l'An tombent tous deux un vendredi. En Alsace-Moselle, le samedi 26 décembre (Saint-Étienne) est aussi férié. En Suisse, le 26 décembre est férié dans la plupart des cantons et le 2 janvier (Saint-Berchtold) dans beaucoup d'entre eux. Si vous servez ces clientèles, précisez-le plutôt que de laisser chacun deviner.

Pas besoin d'être au bureau pour tenir ces dates. Dans Mailpro™, la fonction pour planifier vos envois d'emails vous permet de préparer l'annonce et le rappel en une fois et de les laisser partir tout seuls.

Modèle 1 : email d'horaires du magasin pendant les fêtes

Utilisez ce modèle si vous restez ouvert avec des horaires différents. Une liste jour par jour se lit plus vite qu'un paragraphe.

Objet : Nos horaires des fêtes : ouvert jusqu'à 16 h le 24 déc., fermé le 25
Objet alternatif : Horaires de fin d'année chez [Nom du magasin], du 24 déc. au 2 janv.
Texte d'aperçu : Horaires habituels dès le lundi 4 janvier.

Bonjour [Prénom],

Voici nos horaires pendant les fêtes chez [Nom du magasin, adresse] :

Jeudi 24 décembre : 9 h – 16 h
Vendredi 25 décembre : fermé
Samedi 26 décembre : 10 h – 19 h
Du lundi 28 au mercredi 30 décembre : 10 h – 19 h
Jeudi 31 décembre : 9 h – 16 h
Vendredi 1er janvier : fermé
Samedi 2 janvier : 10 h – 19 h

Nos horaires habituels reprennent le lundi 4 janvier. La boutique en ligne reste ouverte tout du long : [lien].

Besoin de quelque chose avant le 24 ? Commandez en ligne et retirez en magasin jusqu'au [date] à [heure].

Merci de votre fidélité cette année, à très vite.
[Prénom], [Nom du magasin]

Modèle 2 : email de fermeture du bureau pour les fêtes

C'est l'annonce classique de « fermeture pour congés de fin d'année » pour les entreprises de services, agences, cabinets comptables, cabinets d'avocats et fournisseurs B2B. Elle s'adresse aux clients, pas seulement aux abonnés.

Objet : Bureaux fermés du 24 déc. au 1er janv., retour le lundi 4 janvier
Objet alternatif : Fermeture de fin d'année de [Entreprise] : dates et contact d'urgence

Bonjour [Prénom],

Nos bureaux seront fermés du jeudi 24 décembre 2026 au vendredi 1er janvier 2027. Nous rouvrons le lundi 4 janvier à 9 h [fuseau horaire].

Pour que vos dossiers avancent sans accroc :

• Merci de nous transmettre les documents ou validations nécessaires avant le vendredi 18 décembre.
• Les demandes reçues pendant la fermeture seront traitées par ordre d'arrivée à partir du 4 janvier.
• En cas de réelle urgence ([à définir : panne du site, échéance légale…]), contactez [nom] à [email] ou au [numéro d'astreinte].

Merci pour votre confiance cette année. Au plaisir de poursuivre notre collaboration en 2027.
[Prénom Nom], [Entreprise]

Modèle 3 : annonce d'un service client réduit

Utilisez cette version si vous ne fermez pas complètement mais tournez avec une équipe réduite. L'essentiel est d'annoncer le délai de réponse que vous pouvez réellement tenir, pas le délai habituel.

Objet : Support pendant les fêtes : ce qui change du 24 déc. au 3 janv.
Texte d'aperçu : Nous restons là, avec une équipe réduite et des délais un peu plus longs.

Bonjour [Prénom],

Du jeudi 24 décembre au dimanche 3 janvier, notre équipe support fonctionne en horaires réduits :

• Email et chat : du lundi au vendredi, de 10 h à 14 h [fuseau horaire]. Fermé le 25 décembre et le 1er janvier.
• Délai de réponse prévu : sous 1 jour ouvré (souvent moins de 4 heures).
• Incidents critiques ([à définir : service indisponible, échec de paiement…]) : [email ou numéro prioritaire], 7 jours sur 7.
• Réponses aux questions fréquentes : [lien vers le centre d'aide].

Le support reprend ses horaires complets le lundi 4 janvier.
Merci de votre patience, et bonne pause.
L'équipe support de [Entreprise]

Vous fermez pour les fêtes ? Préparez dès maintenant l'annonce, le rappel et le message de réouverture, puis laissez les emails automatiques de Mailpro les envoyer pendant votre absence.

Modèle 4 : pause des expéditions et du traitement des commandes

Pour une boutique en ligne, la date clé n'est pas la fermeture elle-même mais la dernière date de commande pour une livraison avant Noël. Vérifiez les dates limites publiées par vos transporteurs avant de l'écrire, et gardez un jour de marge.

Objet : Commandez avant le lundi 21 déc. pour être livré avant Noël
Objet alternatif : Livraisons des fêtes : dernières dates de commande et fermeture

Bonjour [Prénom],

Un point rapide sur les livraisons de fin d'année chez [Nom de la boutique] :

• Commandez avant le lundi 21 décembre, [heure] pour une livraison standard avant le 25 décembre ([pays/zone]).
• Commandez avant le mardi 22 décembre, [heure] en livraison express.
• Notre entrepôt est fermé du 24 décembre au 3 janvier. Vous pouvez continuer à commander en ligne : les commandes passées pendant la fermeture partent à partir du lundi 4 janvier, dans l'ordre de réception.
• Retours : les articles achetés à partir du [date] peuvent être retournés jusqu'au [date].
• Les cartes cadeaux sont envoyées instantanément par email, même pendant la fermeture.

Une question sur une commande en cours ? [Lien de suivi] ou [email du support] ; nous répondons dès le 4 janvier.

Merci pour vos commandes cette année.
[Nom de la boutique]

Envoyez cette version en priorité aux clients qui ont une commande en cours et aux acheteurs récents. Ajoutez aussi la dernière date de commande dans l'email de confirmation de commande lui-même, pour que les nouveaux acheteurs la voient après le paiement. Et pensez aux soldes d'hiver, qui démarrent le mercredi 6 janvier 2027 en France métropolitaine : si vous rouvrez juste avant, dites-le dans le même email plutôt que d'envoyer un deuxième message.

Modèle 5 : texte du message d'absence automatique

Le message d'absence touche tous ceux qui n'ont pas lu votre email. Faites-le court, mettez la date de retour dès la première ligne et proposez une seule voie pour les urgences. Activez-le sur toutes les adresses partagées, pas seulement sur les boîtes personnelles.

Version courte (boîte personnelle) :

Merci pour votre message. Je suis absent(e) jusqu'au lundi 4 janvier et vous répondrai à mon retour. Pour toute urgence, contactez [nom] à [email].

Version entreprise (contact@, support@, commandes@) :

Objet : Nous avons bien reçu votre message : fermé jusqu'au 4 janvier

Bonjour,

Merci d'avoir contacté [Entreprise]. Notre équipe est fermée du 24 décembre au 1er janvier et répondra à votre message à partir du lundi 4 janvier, par ordre d'arrivée.

En attendant : suivez votre commande sur [lien], trouvez des réponses sur [lien du centre d'aide]. Pour un incident urgent de type [à définir], appelez le [numéro d'astreinte].

Belles fêtes,
L'équipe [Entreprise]

Deux conseils pratiques : cochez « répondre une seule fois par expéditeur » si votre messagerie le propose, pour qu'un long échange ne déclenche pas une réponse à chaque message, et n'indiquez pas de numéro de portable personnel dans un message d'absence que n'importe qui, spammeurs compris, peut déclencher.

Modèle 6 : SMS d'horaires des fêtes

Le SMS est le bon canal pour le rappel de dernière minute, la veille de la fermeture, auprès des clients qui ont un rendez-vous ou une commande en attente. Un segment SMS contient 160 caractères standard (GSM-7). Attention en français : é, è, à et ù en font partie, mais pas ê, â, î, ô, û ni ç minuscule ; un seul « fêtes » fait passer le message en Unicode et réduit la limite à 70 caractères par segment. Notre FAQ sur la limite de caractères d'un SMS explique comment les segments sont comptés.

Rappel de fermeture (127 caractères) :
[Marque] : fermé du 24 déc. au 1er janv. Commandes en ligne expédiées dès le lun. 4 janv. Aide : [lien]. STOP au XXXXX

Rappel de rendez-vous (135 caractères) :
[Marque] : derniers rendez-vous avant la pause le mer. 23 déc. Réouverture lun. 4 janv. à 9h. Réserver : [lien]. STOP au XXXXX

Les décomptes incluent 8 caractères pour [Marque] et un lien court de 15 caractères. Évitez les accents circonflexes et les apostrophes typographiques pour rester en GSM-7, envoyez uniquement aux contacts qui ont accepté vos SMS, et respectez les plages d'envoi : en France, les recommandations encadrant le SMS commercial excluent les dimanches, les jours fériés et la tranche 20 h – 8 h (voir notre FAQ sur la réglementation des SMS en France). Vous pouvez programmer votre campagne SMS pour le mercredi 23 décembre et ne plus y penser.

Où publier aussi vos horaires des fêtes ?

Publiez vos horaires des fêtes partout où vos clients regardent avant de vous contacter : votre site, Google, votre ligne téléphonique et votre boîte mail. Un bon email ne sert à rien si Google Maps affiche toujours « Ouvert » le 25 décembre.

Comment saisir les horaires des fêtes sur votre fiche d'établissement Google ?

Ouvrez votre fiche d'établissement (recherchez le nom de votre entreprise sur Google ou Maps en étant connecté), choisissez Modifier le profil, puis Horaires, puis Horaires exceptionnels. Ajoutez chaque date et indiquez « Fermé » ou les horaires réduits. Google propose souvent de confirmer les prochains jours fériés. Faites-le pour chaque établissement : sans horaires exceptionnels, Google continue d'afficher vos horaires habituels et des clients risquent de trouver porte close.

Que doit dire le bandeau des fêtes sur votre site ?

Le bandeau doit tenir sur une ligne sur mobile : les dates, la seule chose qui continue de fonctionner, et un lien. Par exemple : « Horaires des fêtes : fermé du 24 déc. au 1er janv. Les commandes passées maintenant partent le 4 janv. Voir les détails ». Évitez les pop-ups pour cela : un bandeau informe sans bloquer la page.

Comment envoyer l'annonce de fermeture à tous vos clients ?

Envoyez l'annonce comme un email simple, centré sur le texte, aux clients réellement concernés, segmentés selon ce qu'ils ont besoin de savoir. Trois groupes couvrent la plupart des cas :

• Clients avec une commande, une réservation ou un dossier en cours : ils reçoivent d'abord la version la plus précise (modèle 2, 3 ou 4), puis le SMS la veille.
• Clients actifs sur les 12 derniers mois : ils reçoivent l'annonce générale (modèle 1 ou 2).
• Abonnés à la newsletter : ils voient les dates dans votre newsletter de décembre ou dans un court email dédié.

Une annonce qui ne donne que des dates et des informations de service est un message de service, c'est pourquoi elle fait partie des emails essentiels pour les entreprises. Ajoutez un code promo ou une mise en avant produit, en revanche, et elle devient de la prospection commerciale : il faut alors le consentement du destinataire (ou l'exception « client pour des produits analogues ») et un lien de désinscription. Dans le doute, gardez l'annonce sobre et réservez la promotion à une campagne séparée.

Enfin, évitez les pièges classiques de décembre : un vague « fermé jusqu'après les fêtes », un fuseau horaire oublié et un message d'absence sans date de retour. Notre liste des erreurs à éviter dans les emails des fêtes couvre le reste de la saison, et nos modèles d'absence pour congés vous donnent une mise en page prête à l'emploi.

Questions fréquentes

Combien de temps à l'avance envoyer un email de fermeture pour les fêtes ?

Envoyez le premier email de fermeture deux à trois semaines avant de fermer, et jamais moins de dix jours avant. Ajoutez un rappel environ une semaine avant, puis un SMS la veille pour les clients qui ont une commande ou un rendez-vous en attente.

Comment annoncer professionnellement la fermeture de son bureau pour les fêtes ?

Donnez les faits dès la première phrase : « Nos bureaux seront fermés du jeudi 24 décembre au vendredi 1er janvier et rouvriront le lundi 4 janvier à 9 h. » Expliquez ensuite comment les demandes seront traitées et qui contacter en cas d'urgence. Le ton professionnel vient de la précision, pas de la formalité.

Faut-il ajouter des vœux dans l'annonce de fermeture ?

Une phrase de conclusion suffit, par exemple « Merci pour votre confiance cette année. » Gardez les vœux complets pour un email séparé, afin que l'annonce reste courte et que les dates restent visibles.

Faut-il mettre à jour Google si les clients ont déjà reçu l'email ?

Oui. Beaucoup de gens consultent la recherche Google ou Maps avant de se déplacer ou d'appeler, et ne verront peut-être jamais votre email. Saisissez des horaires exceptionnels sur votre fiche d'établissement Google pour chaque jour fermé ou raccourci, et pour chaque établissement.

Que doit dire un message d'absence pendant les fêtes ?

Un message d'absence doit donner la date de retour dès la première ligne, indiquer quand l'expéditeur peut attendre une réponse et proposer une voie pour les urgences. Trois phrases suffisent généralement.