Note de frais de déplacement : modèle gratuit

Formulaire

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14 questions

Parlez-nous de votre voyage et des dépenses que vous avez engagées. Cela ne prend que quelques minutes.

Utiliser ce modèle

Cette note de frais de déplacement regroupe en un seul envoi toutes les dépenses d'un voyage professionnel : transport, hébergement, repas et autres frais, avec les dates et l'objet de la mission. Le collaborateur obtient son remboursement plus vite, et le service financier un récapitulatif clair.

À quoi sert cette note de frais de déplacement ?

Elle sert à déclarer le coût global d'un déplacement plutôt que chaque ticket séparément. L'employé renseigne son nom, son service, ses coordonnées, les dates de début et de fin du voyage, puis explique son objet : rendez-vous client, salon, formation ou chantier. Il ventile ensuite les montants par poste et indique le total à rembourser ainsi que le moyen de paiement utilisé. Cette présentation par catégorie facilite le contrôle budgétaire et la comparaison entre missions. C'est une note de frais déplacement professionnel prête à l'emploi, sans calcul à refaire dans un tableur.

Pour qui ?

Les entreprises dont les équipes voyagent régulièrement
Les consultants et formateurs qui refacturent leurs frais
Les associations et fédérations qui envoient des délégués
Les établissements d'enseignement pour les sorties et colloques

Comment l'adapter dans Mailpro

Ajoutez une ligne pour les indemnités kilométriques si vos collaborateurs utilisent leur véhicule.
Autorisez l'ajout de pièces jointes pour joindre billets, factures d'hôtel et tickets de repas.
Ajustez les services et les modes de paiement à votre organisation, par exemple une carte d'entreprise.
Mettez votre logo et vos couleurs, puis diffusez le formulaire par un lien, un QR code ou une newsletter interne Mailpro ; les déclarations arrivent dans Mailpro.

Conseils

Demandez la déclaration dès le retour du collaborateur, quand les justificatifs sont encore à portée de main.
Indiquez vos barèmes de repas et d'hébergement dans l'introduction.
Faites figurer l'objet de la mission : il justifie la dépense en cas de contrôle.

Questions fréquentes

Faut-il une note distincte pour chaque mission ?

Oui, c'est le plus clair : un envoi par déplacement, avec ses dates et son objet, permet de rattacher chaque dépense au bon projet ou au bon client.

Comment calculer les frais kilométriques ?

Ils dépendent des barèmes de votre pays et de votre politique interne. Ajoutez un champ « Kilomètres parcourus » et appliquez votre barème lors de la validation.