Formulaire note de frais : modèle gratuit

Formulaire

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10 questions

Parlez-nous de la dépense pour laquelle vous souhaitez être remboursé. Cela ne prend que quelques minutes.

Utiliser ce modèle

Ce formulaire note de frais permet à vos collaborateurs de déclarer une dépense professionnelle à rembourser en quelques minutes : date, objet, montant et moyen de paiement. Vous recevez des demandes complètes et homogènes, sans tableur à reprendre.

À quoi sert ce formulaire note de frais ?

Il remplace les tickets agrafés sur une feuille et les e-mails incomplets. Le collaborateur indique son nom, son service (marketing, ventes, RH, finance), son e-mail professionnel et son téléphone, puis décrit l'achat : quand il l'a effectué, ce qu'il a payé, combien cela a coûté et s'il a réglé par carte ou en espèces. Un champ libre permet d'ajouter un contexte, et une case d'acceptation confirme l'exactitude de la déclaration. La comptabilité dispose ainsi d'une demande de remboursement de frais claire, prête à être contrôlée et validée.

Pour qui ?

Les PME sans logiciel de gestion des dépenses
Les services comptables et financiers
Les associations qui remboursent leurs bénévoles
Les équipes commerciales et techniques souvent sur le terrain

Comment l'adapter dans Mailpro

Remplacez la liste des services par l'organigramme de votre structure.
Autorisez l'ajout de pièces jointes pour que chaque déclaration soit accompagnée de son justificatif.
Ajoutez une liste de catégories de dépenses (fournitures, repas, abonnement) pour faciliter l'imputation comptable.
Mettez votre logo et vos couleurs, puis partagez le formulaire par un lien sur l'intranet, un QR code ou une newsletter interne Mailpro ; les demandes arrivent dans Mailpro.

Conseils

Rappelez en introduction votre politique de dépenses et les plafonds éventuels.
Fixez une date limite mensuelle de dépôt pour éviter les retards.
Exigez une déclaration par dépense : le contrôle est plus simple.
Précisez le délai de remboursement pour limiter les relances.

Questions fréquentes

Ce modèle note de frais convient-il aux frais de voyage ?

Il est pensé pour une dépense ponctuelle. Pour un déplacement de plusieurs jours avec transport, hébergement et repas, un rapport de frais de déplacement dédié est plus adapté.

Quelles mentions vérifier sur un justificatif ?

En général la date, le fournisseur, le montant et la nature de la dépense. Les règles fiscales varient selon les pays : rapprochez-vous de votre comptable en cas de doute.