Note de frais kilométrique : indemnités kilométriques

Ce modèle de note de frais kilométrique permet à vos salariés de déclarer en ligne les trajets effectués avec leur véhicule personnel pour le travail. Chaque trajet est saisi sur une ligne, avec sa date, son itinéraire, son motif et les kilomètres parcourus, et les justificatifs sont joints au même endroit.

À quoi sert ce formulaire indemnités kilométriques ?

Il remplace la fiche papier remplie en fin de mois et souvent incomplète. Le salarié indique son service, le mois concerné, le type de véhicule et sa puissance fiscale, deux informations utiles pour appliquer le barème en vigueur. Il détaille ensuite ses trajets, calcule le total du mois, ajoute ses justificatifs (agenda, tickets de péage ou de parking) et termine par une attestation sur l'honneur. Le service comptable reçoit une demande indemnité kilométrique complète et homogène, plus simple à contrôler.

Pour qui ?

• Les commerciaux itinérants et techniciens qui se déplacent chez les clients
• Les services comptables et RH qui traitent les remboursements
• Les associations qui indemnisent les déplacements de leurs bénévoles
• Les petites entreprises sans outil de gestion des frais

Comment l'adapter dans Mailpro

• Modifiez les questions et les textes : ajoutez des lignes de trajet, renommez les services, adaptez les types de véhicules.
• Gardez la pièce jointe pour recevoir les justificatifs directement avec la déclaration.
• Utilisez des questions conditionnelles pour n'afficher la ligne « Autres trajets » qu'en cas de besoin.
• Ajoutez votre logo et vos couleurs, puis partagez le formulaire par un lien, un QR code ou dans une newsletter Mailpro interne ; les réponses arrivent dans Mailpro.

Conseils

• Fixez une date limite mensuelle de dépôt et rappelez-la dans l'introduction.
• Demandez des kilomètres aller-retour pour éviter les doubles comptes.
• Précisez quels trajets ne sont pas remboursés, comme le trajet domicile-travail habituel.
• Vérifiez le barème applicable dans votre pays : ce modèle ne remplace pas l'avis de votre comptable.

Questions fréquentes

Que doit contenir une fiche frais kilométriques ?

L'identité du salarié, la période, le véhicule et sa puissance fiscale, puis pour chaque trajet la date, le départ, l'arrivée, le motif et la distance. Les justificatifs facilitent le contrôle.

Peut-on utiliser ce modèle note de frais kilométrique pour plusieurs mois ?

Il est pensé pour une déclaration mensuelle. Le même lien peut servir chaque mois : chaque envoi constitue une nouvelle note de frais kilométrique, rattachée au mois indiqué.

Les questions de ce modèle

Vous et votre véhicule

1. Prénom et nom
2. Service
3. Mois concerné
4. Type de véhicule
   Voiture · Moto ou scooter · Voiture électrique
5. Puissance fiscale
   3 CV et moins · 4 CV · 5 CV · 6 CV · 7 CV et plus

Vos trajets

1. Trajet 1 : date, départ – arrivée, motif
2. Trajet 1 : kilomètres (aller-retour)
3. Trajet 2 : date, départ – arrivée, motif
4. Trajet 2 : kilomètres (aller-retour)
5. Trajet 3 : date, départ – arrivée, motif
6. Trajet 3 : kilomètres (aller-retour)
7. Autres trajets (facultatif)
8. Total des kilomètres du mois

Justificatifs

1. Justificatifs (agenda, péages, parking)
2. Attestation