Demande de déplacement professionnel

Ce modèle de demande de déplacement professionnel centralise en un seul formulaire tout ce qu'il faut savoir avant un voyage d'affaires : destination, dates, motif, transport et hébergement. Le salarié remplit sa demande, son responsable la valide et les réservations peuvent être lancées sans allers-retours d'e-mails.

À quoi sert ce formulaire ?

Il structure la préparation d'une mission, d'un salon ou d'une visite client. Le voyageur indique où il va, pourquoi et quand, choisit son moyen de transport principal (avion, train, voiture de service ou véhicule personnel), sa ville de départ et sa préférence de siège. S'il a besoin d'un hôtel, il précise le nombre de nuits et le quartier souhaité. Le budget estimé et l'e-mail du responsable qui valide complètent la demande. Dans beaucoup d'organisations, ce document fait office de demande d'ordre de mission.

Pour qui ?

• Les salariés qui voyagent régulièrement pour rencontrer clients et partenaires
• Les assistantes et services généraux chargés des réservations
• Les managers qui doivent donner leur autorisation de déplacement professionnel
• Les administrations, écoles et associations qui encadrent les missions

Comment l'adapter dans Mailpro

Modifiez les questions et les textes selon votre politique voyage : ajoutez une classe de transport, une question sur la location de voiture ou un champ pour le centre de coût. Les questions conditionnelles permettent de n'afficher le nombre de nuits et le quartier que si le voyageur a besoin d'un hôtel. Ajoutez votre logo et vos couleurs, puis partagez le formulaire par un lien sur l'intranet, un QR code ou dans une newsletter Mailpro. Les demandes arrivent dans Mailpro, prêtes à être traitées.

Conseils

• Rappelez dans l'introduction le délai minimum avant le départ pour déposer une demande.
• Indiquez les plafonds d'hôtel ou de transport pour limiter les demandes hors budget.
• Demandez un motif précis : il servira aussi au moment de la note de frais.
• Ajoutez un champ pour les contraintes particulières (horaires, accessibilité, visa).

Questions fréquentes

Quelle différence entre une demande de déplacement professionnel et un ordre de mission ?

La demande est faite par le salarié avant le voyage ; le second est l'acte par lequel l'employeur autorise et encadre ce déplacement. Selon votre organisation, un seul formulaire validé peut couvrir les deux.

Qui doit valider la demande ?

En général le responsable hiérarchique, parfois aussi le service financier au-delà d'un certain budget. Le champ prévu pour son e-mail permet de l'identifier immédiatement.

Les questions de ce modèle

Votre déplacement

1. Voyageur
2. Destination
3. Motif du déplacement
4. Date de départ
5. Date de retour

Transport

1. Moyen de transport principal
   Avion · Train · Voiture de service · Véhicule personnel
2. Ville ou aéroport de départ
3. Préférence de siège
   Hublot ou fenêtre · Couloir · Sans préférence

Hébergement

1. Avez-vous besoin d'un hôtel ?
   Non · Oui
2. Nombre de nuits
3. Quartier ou adresse à proximité

Validation

1. Budget estimé
2. E-mail du responsable qui valide
3. Remarques