Fiche de non-conformité fournisseur

Ce modèle de fiche de non-conformité fournisseur permet de signaler rapidement une livraison ou un produit qui ne respecte pas les exigences convenues. Les faits sont décrits de façon précise et documentée, pour que le fournisseur puisse analyser l'écart et proposer une solution.

À quoi sert ce formulaire non conformité ?

Il formalise la réclamation fournisseur produit non conforme dès la réception. La personne qui constate le problème indique le fournisseur, le numéro de commande ou de bon de livraison, la date de réception, la référence et la quantité concernée. Elle choisit le type d'écart : produit endommagé, mauvais produit ou mauvaise quantité, défaut de qualité, documents manquants, retard de livraison. Elle décrit la situation, joint des photos ou documents, évalue l'impact sur votre activité et précise ce qu'elle attend : remplacement, avoir, réparation ou plan d'actions correctives, avec une date de réponse souhaitée.

Pour qui ?

• Les magasiniers et réceptionnaires qui contrôlent les livraisons
• Les services qualité des entreprises industrielles
• Les acheteurs qui suivent les litiges fournisseurs
• Les restaurants, commerces et laboratoires qui reçoivent des marchandises sensibles

Comment l'adapter dans Mailpro

Modifiez les questions et les textes pour reprendre votre vocabulaire qualité et vos catégories d'écarts. Le champ de pièces jointes reçoit les photos du colis ou de l'étiquette. Ajoutez votre logo et vos couleurs, puis partagez le formulaire par un lien, ou par un QR code affiché au quai de réception pour une saisie immédiate sur téléphone. Chaque signalement arrive dans Mailpro, ce qui vous donne un historique des incidents par fournisseur.

Conseils

• Remplissez la fiche dès la réception, avant que le produit ne soit déplacé ou utilisé.
• Photographiez l'emballage, l'étiquette et le défaut sous plusieurs angles.
• Décrivez des faits mesurables plutôt qu'un ressenti.
• Fixez une date de réponse réaliste et relancez le fournisseur à cette échéance.

Questions fréquentes

Que doit contenir une fiche de non-conformité ?

L'identification de la livraison, la description précise de l'écart, les preuves, l'impact constaté et la demande faite au fournisseur. Ce modèle reprend ces éléments dans un ordre logique.

Existe-t-il un exemple de fiche de non-conformité fournisseur prêt à l'emploi ?

Ce modèle en est un : vous pouvez l'utiliser tel quel ou l'adapter à votre système qualité. Il ne remplace pas les procédures prévues par votre certification ou vos contrats d'achat.

Les questions de ce modèle

La livraison

1. Fournisseur
2. Numéro de commande ou de bon de livraison
3. Date de réception
4. Produit ou référence
5. Quantité concernée

La non-conformité

1. Type de non-conformité
   Produit endommagé · Mauvais produit ou mauvaise quantité · Défaut de qualité · Documents manquants · Retard de livraison · Autre
2. Description détaillée
3. Photos ou documents
4. Impact sur notre activité
   Aucun · Mineur · Majeur – production ou ventes touchées

Action demandée

1. Qu'attendez-vous du fournisseur ?
   Remplacement · Avoir ou remboursement · Réparation · Plan d'actions correctives
2. Réponse attendue avant le
3. Signalé par
4. E-mail