Les out of office

Il vous arrive de quitter votre bureau, enfin je l'espère. On travaille toujours mieux en décompressant de temps en temps ;-) Cependant, ce n’est pas parce que vous n’êtes pas présent que votre boîte mail désemplit. Au contraire, les gens continuent à vous envoyer des mails, quitte à saturer votre boîte de réception. Pour éviter le débordement, vous pouvez utiliser les réponses automatiques, appelées aussi « out of office » (O3). Ainsi si vous êtes absent, vos correspondants sont avertis et arrêtent donc d’envoyer des messages, poussés par la frustration de la non-réponse. En cas de vacances, de congés exceptionnels, ou d’absence prolongée, vous pouvez créer une réponse automatique du genre : « Je suis absent jusqu’à vendredi, votre message a été pris en compte, je vous contacterai dès mon retour ». Le cas échéant, vous pouvez aussi stipuler à la personne qu’elle doit prendre contact avec quelqu’un d’autre durant votre absence : « Je suis absent pour une durée indéterminée, veuillez vous adresser à M. Untel ». Dans des cas plus tristes, les réponses automatiques sont aussi utilisées pour informer qu’une personne n’est plus employée ou qu’elle est décédée. Ainsi, l’interlocuteur prend note de la nouvelle et sait à présent qu’il doit prendre contact avec d’autres personnes s’il veut voir un jour sa requête aboutir. Cependant, ce concept marche aussi dans l’autre sens. Les O3 peuvent vous faciliter la vie comme vous la compliquez. Vous pouvez être victime de ces réponses automatiques. Par exemple, vous avez décidé de vous lancer dans un e-mailing, mais vous l’effectuez avec votre propre adresse email. Imaginons qu’en plein mois de juillet, vous envoyiez à vos abonnés un mail les avertissant de votre pause estivale. Si vos abonnés sont déjà en vacances, vous allez crouler sous les réponses automatiques. Afin d’éviter ceci, il est donc conseillé de ne pas utiliser votre adresse personnelle pour votre e-mailing, mais de vous tourner vers un gestionnaire mail, par exemple Mailpro™ qui permet l'envoi depuis des adresses type no-reply@.... Par ailleurs, Mailpro™ gère la planification des envois ainsi vous pouvez décider de la date et de l’heure de vos envois. Si par exemple, avant de partir vous avez décidé de rappeler à vos contacts votre date de retour, mais que vous voulez envoyer ce mail au milieu de vos vacances, il ne vous suffira que de planifier l’envoi. Mailpro est votre bras droit pour l’e-mailing, testez-le gratuitement en cliquant ici !