Message d'absence et out of office : 15 exemples à copier

Un message d'absence (ou out of office) est une réponse automatique envoyée par votre messagerie à toute personne qui vous écrit pendant que vous êtes absent. Un bon message d'absence tient en quatre lignes : la date de votre retour, la personne à contacter en cas d'urgence, ce qu'il advient du message reçu et une formule de politesse. Vous trouverez ci-dessous 15 exemples prêts à copier, pour les vacances, un arrêt maladie, une formation, une fermeture ou un départ.

Les 4 éléments d'un bon message d'absence

• Les dates : la date de votre retour au minimum, idéalement la période d'absence.
• Un relais : le nom et l'adresse email d'un collègue pour les urgences, ou le service à contacter.
• Le sort du message : « je vous répondrai à mon retour » ou « votre message ne sera pas transféré ».
• Une formule courte : un remerciement et votre signature.

Inutile de dire où vous partez ni pourquoi : « absent » suffit. Restez bref, le lecteur cherche seulement à savoir quand et à qui écrire.

15 exemples de messages d'absence à copier

1. Message d'absence simple

Bonjour,
Je suis absent jusqu'au [date] inclus et je n'ai pas accès à mes emails. Je vous répondrai dès mon retour.
Cordialement,
[Prénom Nom]

2. Vacances avec contact en cas d'urgence

Bonjour,
Merci pour votre message. Je suis en congés du [date] au [date] inclus. Pour toute demande urgente, vous pouvez contacter [Prénom Nom] à l'adresse [email].
Je traiterai votre email à mon retour.
Bonne journée,
[Prénom Nom]

3. Vacances d'été, sans transfert

Bonjour,
Je suis en vacances jusqu'au [date]. Votre message ne sera pas transféré : si votre demande ne peut pas attendre, merci d'écrire à [adresse du service].
À bientôt,
[Prénom Nom]

4. Arrêt maladie

Bonjour,
Je suis actuellement absent et ne consulte pas ma messagerie. Pour toute question, merci de contacter [Prénom Nom] à [email], qui assure le suivi de mes dossiers.
Cordialement,
[Prénom Nom]

5. Congé maternité, paternité ou parental

Bonjour,
Je suis en congé [maternité / paternité / parental] jusqu'au [date]. Pendant mon absence, [Prénom Nom] reprend mes dossiers : vous pouvez lui écrire à [email].
Merci de votre compréhension,
[Prénom Nom]

6. Formation ou séminaire

Bonjour,
Je suis en formation du [date] au [date] et je consulterai mes emails en fin de journée. Je vous répondrai sous 48 heures.
Cordialement,
[Prénom Nom]

7. Déplacement professionnel

Bonjour,
Je suis en déplacement jusqu'au [date] avec un accès limité à mes emails. Pour une réponse rapide, appelez le standard au [numéro] ou écrivez à [email].
Bien à vous,
[Prénom Nom]

8. Pont ou jour férié

Bonjour,
Nos bureaux sont fermés le [date] pour le jour férié. Je vous répondrai dès le [date de reprise].
Bonne journée,
[Prénom Nom]

9. Fermeture annuelle de l'entreprise

Bonjour,
[Entreprise] est fermée du [date] au [date] pour congés annuels. Les commandes passées pendant cette période seront expédiées à partir du [date].
Merci de votre confiance,
L'équipe [Entreprise]

10. Temps partiel

Bonjour,
Je travaille à temps partiel et ne suis pas présent le [jour]. Je traiterai votre message à mon retour, le [jour]. Pour une urgence : [email].
Cordialement,
[Prénom Nom]

11. Départ définitif de l'entreprise

Bonjour,
J'ai quitté [Entreprise] le [date] et cette adresse n'est plus consultée. Merci d'écrire désormais à [Prénom Nom], [email], qui reprend mes dossiers.
Merci pour ces années de collaboration,
[Prénom Nom]

12. Service client

Bonjour,
Nous avons bien reçu votre message. Notre service client est fermé jusqu'au [date] ; nous vous répondrons dans l'ordre d'arrivée des demandes. Vous trouverez peut-être déjà la réponse dans notre aide en ligne : [lien].
L'équipe [Entreprise]

13. Message bilingue français et anglais

Bonjour,
Je suis absent jusqu'au [date]. Pour toute urgence, contactez [email].

Hello,
I am out of the office until [date]. For urgent matters, please contact [email].
[Prénom Nom]

14. Message d'absence original

Bonjour,
Je recharge mes batteries jusqu'au [date] et mon ordinateur aussi. Votre message m'attendra bien au chaud. Si c'est vraiment urgent, [Prénom] sera ravi de vous aider : [email].
À très vite,
[Prénom Nom]

15. Retour progressif

Bonjour,
Je suis de retour depuis le [date] et je traite les messages reçus pendant mon absence. Je vous réponds au plus tard le [date].
Merci de votre patience,
[Prénom Nom]

Les erreurs à éviter

• Oublier la date de retour : c'est la seule information que tout le monde cherche.
• Donner trop de détails : votre destination ou votre état de santé ne regardent pas vos correspondants.
• Indiquer un relais sans le prévenir : demandez son accord à votre collègue avant de partir.
• Laisser le message actif après votre retour : programmez une date de fin.
• Répondre aux listes de diffusion : limitez si possible la réponse automatique aux contacts de votre organisation ou de votre carnet d'adresses.

Comment activer un message d'absence

Toutes les messageries proposent une réponse automatique : dans Outlook, elle se trouve dans Paramètres > Réponses automatiques ; dans Gmail, dans Paramètres > Général > Réponse automatique ; sur Mac, dans les règles de l'application Mail. Choisissez une date de début et de fin, collez votre message, puis enregistrez.

Prévenir vos clients avant une fermeture

Le message d'absence ne répond qu'aux personnes qui vous écrivent. Pour une fermeture de boutique, d'agence ou de service client, prévenez tous vos clients à l'avance avec un email dédié : dates de fermeture, dernier jour pour commander, date de reprise et contact d'urgence. Dans Mailpro, partez du modèle absence pour congés, adaptez les dates et envoyez-le à votre liste une à deux semaines avant le départ. Pour gérer votre propre boîte de réception pendant les congés, lisez aussi partir en vacances sans se laisser déborder par ses emails.

Questions fréquentes

Quel est le meilleur message d'absence ?

Le plus court qui donne la date de retour et un contact en cas d'urgence. L'exemple n° 2 convient à la plupart des situations professionnelles.

Faut-il écrire « out of office » ou « message d'absence » ?

Les deux désignent la même chose. En France, « message d'absence » ou « réponse automatique » sont les termes courants ; « out of office » (ou OOO) vient de l'anglais et d'Outlook.

Faut-il préciser la raison de son absence ?

Non. « Je suis absent » suffit. Vous pouvez mentionner un congé ou une formation, mais jamais de détail médical ou personnel.

Comment écrire un message d'absence professionnel ?

Commencez par « Bonjour », donnez vos dates, un relais avec son adresse email, dites quand vous répondrez et terminez par « Cordialement » et votre nom. Évitez l'humour avec des clients que vous connaissez peu.