L’instauration d’une charte d’utilisation de l’e-mail dans une entreprise est encore un phénomène trop rare. Est-ce la faute d’un manque d’information ? Toujours est-il que l’on peut en retirer de nombreux avantages. En particulier, et nous développerons ces points plus tard, ils permettent d’éviter notamment des soucis juridiques ou encore des problèmes liés à la transmission de virus informatiques. En fait, elle simplifie et harmonise le rapport de l’employeur et des employés vis-à-vis du premier média professionnel, l’e-mail. Prévention des risques juridiques : Le plus souvent, l’employeur est directement responsable de toutes les informations échangées au sein et en dehors de son service. Cela peut être terriblement dommageable si le contenu échangé enfreint certaines règles élémentaires (propos injurieux, diffamatoires, virus informatique pouvant affecter le pc du destinataire…). Le deuxième risque important sur le plan juridique est celui de la violation de confidentialité. Elle peut être effectuée sciemment ou être accidentelle, toujours est-il qu’elle est généralement du fait de l’employé. Qui n’a jamais envoyé un mail à la mauvaise personne, lui communiquant par la même occasion des informations auxquelles elle n’était pas censée avoir accès ? La violation de confidentialité est punie par la loi, et représente un nombre non négligeable de licenciements chaque année. Prévention des infrastructures : Le Spam est un phénomène suffisamment puissant pour saturer totalement un serveur. Le ralentissement d’un serveur causé par une mauvaise utilisation de l’outil mail que vous utilisez peut être terriblement dommageable pour l’ensemble de vos activités. Les virus quant à eux, peuvent causer la perte définitive de données ou l’interruption d’un serveur pendant une durée indéterminée. Une charte d’utilisation du courrier électronique, excluant par exemple l’utilisation récréative de l’email dans l’enceinte de l’entreprise, permet d’éviter ses désagréments et de pouvoir profiter pleinement de ses outils. Prévention de l’image de marque : On peut considérer, théoriquement, que chaque email que nous envoyons est une carte de visite. Au fond, sa présentation et son contenu participent à l’image qu’aura le destinataire de notre enseigne. Ce fait implique un certain perfectionnisme, tant au niveau de l’orthographe que de la mise en forme, ainsi que du respect de certains codes. Si par erreur ou intentionnellement, un client venait à recevoir un email avec un contenu totalement déplacé, l’image qu’il aurait de l’entreprise en pâtirait grandement. Il convient donc là encore de se plier à quelques règles pour prévenir ces risques. Prévention de la baisse d’efficacité : Diverses études ont établi une relation claire entre l’utilisation de son email professionnel à but personnel et une baisse de productivité globale de l’employé. Il est par conséquent conseillé de restreindre l’utilisation de son email professionnel à un usage strictement lié à l’entreprise. Jusqu’à 30% du temps utilisé pour consulter, ses emails seraient utilisés à but personnel ou récréatif. C’est pourquoi l’instauration d’une charte d’utilisation de l’e-mail est une décision judicieuse, qui ne présente inconvénient et résout un nombre important de problématiques liées à l’envoi d’e-mail.

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