Bien que les newsletters puissent être attractives par les offres qu'elles proposent ou par leur aspect graphique, il n'en demeure pas moins que la rédaction d'une newsletter reste une étape clé dans la création. Elle doit être soignée, car elle représente la capacité de communication de votre entreprise, mais aussi votre sérieux.
Il est évident qu'il faut donc d'abord apporter une attention particulière à l’orthographe, au vocabulaire et à la grammaire. Sans être soutenu, ni familier, le style doit bien sûr être clair et agréable à lire. Il est nécessaire d'adopter un langage courant compréhensible par tous. Le vocabulaire trop technique est à proscrire, vous risquez d'égarer vos prospects. Vous pouvez l’utiliser cependant, si vous avez segmenté votre base de données selon les connaissances techniques de vos prospects. Ainsi vos proposez un discours différent aux néophytes et aux experts.
Une newsletter n'est pas non plus un roman. La concision est donc de mise. Même si vous avez un grand nombre d'informations à véhiculer, utilisez la newsletter comme un sommaire de ces informations et redirigez les prospects vers votre site s'ils veulent en savoir plus. Un corps de texte trop imposant démotive, et généralement l'internaute passera à la consultation de ses autres emails. Par ailleurs, l'internaute n'apprécie pas de scroller toutes les 10 secondes pour continuer la lecture de son email. Faites en sorte que le volume de texte n'oblige pas vos prospects à utiliser trop souvent la molette de leur souris.
La plupart du temps, les prospects parcourent des yeux la newsletter à la recherche d'un élément déterminant qui pourrait les intéresser. Par conséquent veiller à utiliser des titres et sous-titres bien mis en évidence et parlants. Le prospect doit vite saisir le caractère important d'une information. Par ailleurs, les premiers mots d'un titre ou d'une phrase sont ceux qui sont le plus souvent « scannés » par un internaute. Vos phrases doivent donc être tournées de manière à mettre en évidence, dès les premiers mots, les informations importantes.
Optez pour une charte graphique claire, qui permette une lecture facile et mette en évidence les informations cruciales. Les images peuvent aider à la compréhension, surtout si elles sont bien choisies. N'hésitez pas à en insérer une ou deux dans votre newsletter. Le mieux est qu'elles soient cliquables aussi. Autre item cliquable, les call-to-action. Contenant un message clair comme « acheter », « cliquer ici », « se rendre sur le site », ils permettront à l'internaute d'entreprendre une action rapidement.