Officiellement ou officieusement, nous utilisons parfois l’email pour faire part d’une invitation, dans un cadre privé ou même professionnel. C’est pourquoi il n’est pas étonnant de constater que les professionnels du marketing utilisent de plus en plus l’emailing en guise de carte d’invitation ; qu’il s’agisse d’une invitation à une conférence, à une réunion ou à une soirée. Voici les principaux facteurs à ne pas négliger.
Un objet de mail explicite
Nous vous conseillons de signifier l’invitation dès l’objet de mail. Cela permet, dans un premier temps, de ne pas être confondu avec un mail promotionnel classique et par conséquent, dans un second temps, de renseigner directement le destinataire sur le type de courriel qu’il a reçu.
Un message personnalisé
Evitez l’envoi de masse, surtout quand vos destinataires appartiennent à votre cercle professionnel. Les messages impersonnels ainsi que les erreurs sont mal perçues et peuvent être source de conflit. Privilégiez les invitations plus personnelles et individualisées, dans la mesure du possible.
Une information complète
Qui dit évènement dit informations complémentaires. En dehors des formules attractives et polies sur l’évènement, n’oubliez pas les classiques compléments d’informations tels que le lieu, la date, l’heure et le type d’évènement.
Cela permet dans un premier temps au destinataire, de s’adapter à l’évènement ou éventuellement de se préparer, s’il s’agit d’une réunion professionnelle par exemple. Dans un second temps si l’évènement présente des places limitées, cela précisera au destinataire que l’émetteur est en attente d’une réponse.
La confirmation de présence
Dans la majorité des cas, une invitation nécessite une réponse. C’est pourquoi le destinataire doit pouvoir confirmer sa présence ou non, facilement et rapidement ; via notamment à un lien personnalisé ou à un retour de mail.
Si la confirmation s’effectue au travers d’un lien externe, veillez à ce que celui-ci soit visible et fonctionnel. Si celle-ci passe par un retour de mail, alors veillez à ce que l’adresse de l’émetteur le permette (attention au
[email protected]).
Les coordonnées
N’oubliez pas d’intégrer à votre emailing vos coordonnées, de sorte que vos destinataires puissent prendre contact avec le responsable rapidement en cas de question.
Les plus
N’hésitez pas à garder un contact avec vos destinataires une fois l’évènement terminé. C’est un bon moyen pour, d’une part les remercier, d’autre part apporter un retour global sur l’évènement ou de faire passer les supports de réunion par exemple.
